Richard Purdom Mar 25, 2016:

It's like the difference between 'reference' and 'reference number', or 'registration' and 'registration number', really not worth arguing the toss.

Barend van Zadelhoff Mar 25, 2016:

@ Yes, this what I say It could be that 'finding aid No.' is the correct translation for 'toegangsnummer'

Since this 'toegangsnummer' seems to bring you to a 'finding aid' as defined below.

•Toegangsnummer 0403.1

https://www.historischcentrumoverijssel.nl/nieuws/nieuwe-arc...

Brings you to:

0403.1 Rooms-Katholieke parochie St. Vitus te Dedemsvaart (Avereest)
Kenmerken
Inleiding
Inventaris

http://www.historischcentrumoverijssel.nl/zoeken-in-de-colle...

Michael Beijer Mar 25, 2016:

3 "Op grond van de verschillen in vorm, inhoud, gebruikswijzen en toepassingen concludeer ik dat de term ‘digitale inventaris’ onterecht een verwantschap met de klassieke inventaris verondersteld.
In plaats daarvan pleit ik voor het gebruik van finding aid als term voor digitale archieftoegangen.
Deze term doet recht aan de gebruikersgerichte benadering (een hulpmiddel voor het vinden), terwijl de term ‘digitale archiefinventaris’ de toegang weer vanuit de collectie beschouwd."

(De digitale archiefinventaris in gebruik. Een studie naar digitale toegankelijkheid vanuit het gebruikersperspectief
Afstudeerscriptie voor de Master of Arts in de Documentaire Informatiewetenschap en de MA Archiefwetenschap (Faculteit der Geesteswetenschappen, afdeling Mediastudies) aan de Universiteit van Amsterdam

(http://dare.uva.nl/cgi/arno/show.cgi?fid=93038 )

Michael Beijer Mar 25, 2016:

2 ...

The standardisation of presentation is important for the general understanding of finding aids by the public
and when exchanging information with other systems.
...
We hebben ervoor gekozen om - naar analogie van het Engelse ‘finding aid’, wat ruimer is dan
‘inventory’ - in het algemeen te spreken van toegang in plaats van het engere ‘inventaris’."

(EAD en EAC - grensoverschrijdend en grensverleggend ~ Het converteren van archivistische toegangen naar XML-standaarden; Instituut voor Media en Informatie Management @ http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/ead_... )

Michael Beijer Mar 25, 2016:

1 "The Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek (SAB) plans to make its finding aids available on the Web
according to these standards. This means that existing finding aids will have to be encoded retrospectively
according to these description standards. Through the use of a literature study and interviews, this thesis
seeks to answer the question: "How can EAD/EAC be applied in a standard manner to the digitalisation
of finding aids in small and medium archival institutions?”

...

Op de EAD help pages wordt de volgende definitie gegeven: “EAD stands for Encoded Archival Description,
and is a non-proprietary de facto standard for the encoding of finding aids for use in a networked (online) environment”

...
Making finding aids available online requires a different manner of presentation from the paper finding aids in the reference room.

...

The standardisation of presentation is important for the general understanding of finding aids by the public
and when exchanging information with other systems.
...

Michael Beijer Mar 25, 2016:

@Barend: You said:

It could be that this 'toegangsnummer" is in fact the number of the "finding aid".

That is exactly what I am saying, and have been saying.

toegangsnummer" = the number of the "finding aid" = finding aid No.

Barend van Zadelhoff Mar 25, 2016:

@Michael I tried "toegangsnummer" "archief" on Google.

It could be that this 'toegangsnummer" is in fact the number of the "finding aid".

https://www.historischcentrumoverijssel.nl/nieuws/nieuwe-arc...

•Toegangsnummer 0403.1
Archief van de St.Vitus-parochie te Dedemsvaart (Avereest) , 1862 – 2010

click on "St.Vitus-parochie etc."

Then you find:

0403.1 Rooms-Katholieke parochie St. Vitus te Dedemsvaart (Avereest)
Kenmerken
Inleiding
Inventaris

This may be this finding aid as defined above.

http://www.historischcentrumoverijssel.nl/zoeken-in-de-colle...

Michael Beijer Mar 25, 2016:

@Barend: Read the info I collected and posted on this page on "archieftoegang(en)". Then compare that with the stuff on "finding aids".

They seem to refer to the same thing.

Barend van Zadelhoff Mar 25, 2016:

I would not exclude the reading that "finding aid number" means "the number of the relevant finding aid".

That is, the number of this specific document as defined below.

Barend van Zadelhoff Mar 24, 2016:

Finding aid; 2 meanings
1. A tool that facilitates discovery of information within a collection of records. -
2. A description of records that gives the repository physical and intellectual control over the materials and that assists users to gain access to and understand the materials.

Notes:
Finding aid1 includes a wide range of formats, including card indexes, calendars, guides, inventories, shelf and container lists, and registers. -

Finding aid2 is a single document that places the materials in context by consolidating information about the collection, such as acquisition and processing; provenance, including administrative history or biographical note; scope of the collection, including size, subjects, media; organization and arrangement; and an inventory of the series and the folders.


http://www2.archivists.org/glossary/terms/f/finding-aid

Barend van Zadelhoff Mar 24, 2016:

Dutch wiki offers for finding aid - Repertorium

https://nl.wikipedia.org/wiki/Repertorium
https://en.wikipedia.org/wiki/Finding_aid

According to English wiki a 'finding aid' is a document

A finding aid No., then, you would expect to be one element from this document.

A finding aid, in the context of archival science, is a document containing detailed information about a specific collection of papers or records within an archive.[1] Finding aids are used by researchers to determine whether information within a collection is relevant to their research. The finding aid for a collection is usually compiled by an archivist or librarian during archival processing.

Michael Beijer Mar 24, 2016:

Try Googling: "finding aid No."

(https://www.google.co.uk/search?q="finding aid no."&oq="find... )

There is nothing general or abstract about the term "finding aid". It is commonly used in the world of archival science. See: https://en.wikipedia.org/wiki/Finding_aid

The term "toegang" in "toegangsnummer" stands for: "archieftoegang", which in turn equates to a "finding aid". Usually, toegangsnummer is abbreviated as "toeg. nr.". But since it wasn't in the asker's text, I added "[title/number]" to my answer, instead of choosing one (even though the term is of course followed by a number). All quite clear to me.

Barend van Zadelhoff Mar 24, 2016:

Het gaat mij primair om wat 'toeg.' hier betekent.

'toegangsnummer' lijkt me bij nader inzien.

Streep dat 'title' dus maar door.

'finding aid' is een algemene abstracte benaming, die ook geschrapt kan worden.

De vraag is, hoe vertaal je 'toegangsnummer' is deze context.

All that is needed, don't you agree?

Rijksarchief in Utrecht te Utrecht, toegangsnummer 45, Dorpsgerecht Loenen 1145, volgnummer 175.

Michael Beijer Mar 24, 2016:

@Barend: Hence my answer contains: "[title/number]"

Barend van Zadelhoff Mar 24, 2016:

access number ?? I only see now 'toeg.' was a question as well.

toeg. 45

45 does not look like a title, 'toegangsnummer' makes more sense:

◦Notes by Hendrick van Lockhorst
Deelt 22 feb 1492 met zijn zwagers de erfenis zijner schoonouders.
Vermeld 1492, 1523.
RAU, Toegangsnummer: 76
Archieftitel: huis zuilen

http://www.uijtterlinde.eu/familygroup.php?familyID=F384460&...

Also try Google:

"RAU" "toegangsnummer"

Michael Beijer Mar 24, 2016:

aka "The Utrecht Archives" as they call themselves on their website @ http://www.hetutrechtsarchief.nl/english

Hmm, however, LAB2004's src text states "RAU", referring to it's old name. In any case, that's his/her problem. I think I solved the main problem of what the two mean.

Barend van Zadelhoff Mar 24, 2016:

RAU : het Rijksarchief in Utrecht te Utrecht. Tegenwoordig heet deze instelling Het Utrechts Archief.

http://regionaalarchiefrivierenland.nl/page/5?mivast=102&miz...

Michael Beijer Mar 24, 2016:

@Barend: Yeah, sth like "Utrecht Public Records Office" probably sounds better. Thanks for the tip. Came up with that part in a hurry, after a quick Google (where, incidentally, it is used quite often online).

Barend van Zadelhoff Mar 24, 2016:

@ Michael I am not sure "state archives" is a correct translation for 'rijksarchief'.

The combination 'Utrecht' and 'state' sounds a bit strange to me.

Utrecht has never been a 'state'

Van Dale offers: Public Record(s) Office

Michael Beijer Mar 24, 2016:

@LAB2004: AUB!

Michael Beijer Mar 24, 2016:

hebbes! "Op grond van de verschillen in vorm, inhoud, gebruikswijzen en toepassingen concludeer ik dat de term ‘digitale inventaris’ onterecht een verwantschap met de klassieke inventaris verondersteld.
In plaats daarvan pleit ik voor het gebruik van finding aid als term voor digitale archieftoegangen.
Deze term doet recht aan de gebruikersgerichte benadering (een hulpmiddel voor het vinden), terwijl de term ‘digitale archiefinventaris’ de toegang weer vanuit de collectie beschouwd."

(De digitale archiefinventaris in gebruik. Een studie naar digitale toegankelijkheid vanuit het gebruikersperspectief
Afstudeerscriptie voor de Master of Arts in de Documentaire Informatiewetenschap en de MA Archiefwetenschap (Faculteit der Geesteswetenschappen, afdeling Mediastudies) aan de Universiteit van Amsterdam

@ http://dare.uva.nl/cgi/arno/show.cgi?fid=93038 )

LAB2004 (asker) Mar 24, 2016:

Yes - this is it. And so it doesn't matter whether it's a titel, or a nummer - as finding aid covers it all. Thanks so much both of you.

Richard Purdom Mar 24, 2016:

you nailed it MB!

Michael Beijer Mar 24, 2016:

archieftoegang = finding aid See:

https://www.google.co.uk/search?q="finding aid" EAD archieft...

in the results, I found:

"Zoek in deze archieftoegang .... This finding aid is written in Dutch ."

(which is in the source code for a specific page: view-source:http://www.archieven.nl/nl/zoeken?mivast=0&mizig=210&miadt=2... )

Michael Beijer Mar 24, 2016:

https://en.wikipedia.org/wiki/Finding_aid "A finding aid, in the context of archival science, is a document containing detailed information about a specific collection of papers or records within an archive.[1] Finding aids are used by researchers to determine whether information within a collection is relevant to their research. The finding aid for a collection is usually compiled by an archivist or librarian during archival processing.

Finding aids are a concept dating back to ancient Sumerian clay tablets.[2] In more recent times, finding aids were usually written or, later, printed on paper. Finding aids today can be created in various electronic and print formats, including word processor document, spreadsheet, database, paper list, index card, etc. The standard machine-readable format for manuscript collection finding aids, widely used in the United States, Canada, the United Kingdom, France, Australia and elsewhere, is Encoded Archival Description.[3]

The content of a finding aid may differ depending on the type of material it is describing. Usually, a finding aid includes a description of the scope of the collection, biographical and historical information ..."

https://en.wikipedia.org/wiki/Finding_aid

Michael Beijer Mar 24, 2016:

then read: "Archives Finding Aids
Printer-friendly version
WHAT IS A FINDING AID?
Finding aids (also called guides or descriptive inventories) are the key to locating archival and other primary source materials. The finding aid to an individual collection includes a detailed description of the collection, explains how it is organized, and outlines its contents, listing locations within a collection where relevant materials may be found. The Northwestern University Archives has about 1,000 collections with finding aids. Please note that not all of the Archives' finding aids are on line yet."

http://www.library.northwestern.edu/libraries-collections/ev...

where an "(archival) finding aid" (or "finding guide", or "descriptive inventory") seems to be the same as an "(archief)toegang" (in terms of how they are described)

Michael Beijer Mar 24, 2016:

hmm See also: http://www.linguee.com/english-dutch/search?source=auto&quer...

De geautomatiseerde archieftoegangen kunnen deel uitmaken van het digitaal depot, maar men kan die evengoed beheren in gerelateerde informatiesystemen die functioneren als inventaris. edavid.be
=
Automated archival finding aids can be part of the digital repository, but one can manage them just as well in related information systems that function as a finding aid. edavid.be

In de archieftoegangen worden de archiefbeschrijvingen aan de ID's van de archiefdocumenten binnen het digitaal depot gekoppeld. edavid.be
=
In the finding aids, the archival descriptions are linked to the ID's of the records in the digital repository. edavid.be

LAB2004 (asker) Mar 24, 2016:

Michael - yes, from your context - really interesting - toegangen seems to refer to archival material - whether digital or other. See also here though http://www.hetutrechtsarchief.nl/collectie/archiefbank/index... - it could mean toegangsnummer.

Michael Beijer Mar 24, 2016:

+ "Het archief toegankelijk maken
Een archieftoegang bevat een overzicht van beschrijvingen van archiefstukken die deel uitmaken van een archief. Vaak bevat een archieftoegang ook een inleiding met veel achtergrondinformatie over de geschiedenis van het archief of van de archiefvormer (degene die het archief heeft samengesteld).
Je zou dus kunnen zeggen dat een archieftoegang het archief toegankelijk maakt, het bepaalt de kern van de informatiehuishouding van een archiefdienst." (https://www.de-ree.nl/toepassingen/archieftoegangen )

Michael Beijer Mar 24, 2016:

"Wat is een archieftoegang?
Een archieftoegang bevat een overzicht van beschrijvingen van archiefstukken die deel uitmaken van dat archief (dit overzicht wordt 'inventaris' genoemd). Een archieftoegang bevat in veel gevallen ook een inleiding met de geschiedenis van het archief of van de archiefvormer. Zo’n inleiding geeft vaak veel achtergrondinformatie.

Het overzicht van beschrijvingen van archiefstukken, oftewel de inventaris, is hiërarchisch opgebouwd. Rubrieken geven structuur aan de informatie en maken deel uit van de beschrijving.
Een archief kan ook nader toegankelijk zijn gemaakt. Dit houdt in dat de afzonderlijke archiefstukken nog uitgebreider zijn beschreven. Vooral genealogische bronnen zijn vaak nader toegankelijk." (http://www.archieven.nl/nl/help?id=23 )

Michael Beijer Mar 24, 2016:

@Richard: Yup, it does look like they mean "artifact title" (or some such) with "toegangstitel".

Richard Purdom Mar 24, 2016:

Looks like 'archival material' or 'artifacts' to me from your context MB.

'Name of archival material.'

In BE, toegangstitel is an access permit!

Michael Beijer Mar 24, 2016:

@LAB2004: How would you translate "toegangstitel"?

Michael Beijer Mar 24, 2016:

(archief)toegangen interesting:

"Het online beschikbaar stellen van archieftoegangen vraagt om een andere manier van presenteren dan het
beschikbaar stellen van papieren toegangen in de studiezaal.
[...]
Dat niet alle toegangen in het archievenoverzicht zijn
gelinkt, komt omdat men de kwaliteit van sommige toegangen onvoldoende vindt, of omdat men onzeker
is over de openbaarheid van archiefonderdelen
[...]
Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek (SAB) heeft het voornemen de toegangen volgens deze
standaarden digitaal beschikbaar te stellen op het web. D
[...]
Dit betekent dat de bestaande toegangen
retrospectief moeten worden gecodeerd volgens de beschrijvingsstandaarden.
[...]
“Hoe kan EAD/EAC in kleine
en middelgrote archiefdiensten worden toegepast bij digitalisering van toegangen, om deze op een
gestandaardiseerde wijze te kunnen presenteren?” "


http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/ead_...

LAB2004 (asker) Mar 24, 2016:

Thanks for the clarification. Yes, now how to translate toegangstitel.

Michael Beijer Mar 24, 2016:

not sure how to translate "Toegangstitel". I think it relates to the Utrecht State Archives (or any archives, for that matter), and the accessibility of certain parts of their records.

Michael Beijer Mar 24, 2016:

I think RAU = Rijksarchief Utrecht
toeg. = "Toegangstitel"

see e.g.:
"Kenmerken
Datering:
1826-1963
Toegangstitel: Inventaris van het archief van het Rijksarchief in de provincie Utrecht 1826-1963" (http://www.hetutrechtsarchief.nl/collectie/archiefbank/archi... )