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Source text - English Agreement Details – Synopsis for Intranet
The following is a general overview of Agreement Details in CIHR’s Electronic Information System (EIS). For complete instructions on its use, a User Manual and comprehensive training sessions are available. Should you have any questions, concerns, or need training, contact Pat Evans, Partnerships Data Manager, at [email protected].
Information about Agreements and Partnership activities were once kept in an application called the Partnership Database (PDB), which used an interface similar to EIS. This database did not connect to EIS, so there was no link between the forecasted funds for partnership activities and the committed amounts resulting from those activities. In October 2007, EIS and the old PDB were merged together to capture all aspects of partnership activity (starting with Agreements, straight through to Grants/Awards).
The section of EIS dedicated to capturing Collaborative Agreement information is the Agreement Details screen.
WHAT THE AGREEMENT DETAILS SCREEN PROVIDES:
• Documentation of all Collaborative Agreements;
• Identification of the Name and Objective(s) of the Agreement;
• Identification of Umbrella, Child,(insert link to definitions in FAQs) and Related Agreements;
• Identification of the Parties to the Agreement, including Auxiliary Parties;
• Forecasted amounts associated with the Agreement as promised by CIHR and Partner(s);
• In-Kind contributions associated with the Agreement;
• Identification of all individuals associated with the agreement, including the CIHR Agreement Lead, complete with contact information; and
• Identification of Programs and Competitions associated with the agreement, complete with actual dollars spent.
NOTE: Now that Partnership Agreement Details have been merged into EIS, Programs and Competitions associated with an agreement must be literally linked to that agreement in the new system. The information you enter on the Agreement Details screen has an impact on how other screens (e.g., Programs Details, Competition Details, Decision by Application, etc.) can function down the line. Research Portfolio staff will be able to initiate Programs and Competitions in the EIS without a Collaborative Agreement or Memorandum of Understanding; however, they will not be able to finalize funding decisions without a signed, Active agreement in place. This practice has been adopted as a Standard Business Rule to maintain data integrity.
Please note that this can be completed after the competition is launched.
This new link between Agreement Details and Program / Competition Details highlights the need for strong communication between the Institutes and Research Portfolio; this communication will ensure that the data carried through the different stages of the system is accurate.
Interrogation à partir de l'écran Entente
To query data on the Agreement Details screen, the user must have an EIS account. All CIHR staff members are given “read only” access to the screen through their EIS accounts; creating and updating agreement records requires a special user role, and users must receive training before a role of this nature can be assigned.
After you log onto EIS, you will be presented with the EIS main menu. To gain access to Agreement Details, select “Admin” and “Agreement Details,” as shown below:
When the Agreement Details screen is selected, it opens in Query Mode by default. In this mode, no data appears until a query is executed.
When the screen is in Query Mode, the Query Menu displays as follows:
QUERY MENU ITEMS EXPLAINED IN DETAIL
MENU
DESCRIPTION
Exécuter la recherche
This option tells the system to search for records that match the criteria entered.
Compter les réponses pertinentes
This option tells you how many records match the search criteria.
This information is displayed in the status bar along the bottom of the application window.
Dernier critère de recherche
This option tells the system to reuse the last search criteria for the same screen.
Fermer l'écran
Cette option ferme l'écran.
Sortir du mode d’interrogation
This option cancels query mode and puts the screen into non-query mode.
As soon as a query has been successfully executed, the menu changes once again to display all the possible menu options, as shown below:
BARRE D'OUTILS PRINCIPALE
The toolbar for Agreement Details is visible at all times. The following table includes a description of the functionality of each button on the main toolbar:
BOUTON
DESCRIPTION
Annuler le contenu de l'écran : Clears all information from current screen and returns user to Query Mode
Chercher : Executes a Query based on input data
Sauvegarder : Saves all changes to the current screen to the EIS database (provided that the user has write access to the screen)
Imprimer : Sends screen shot of screen to printer (if working with a report) to default printer
List: Invokes a List of Values dialog for current field (if applicable)
Édition : Opens your default text editor (e.g., Textpad or WordPad) and creates a temporary file where you may copy and paste information to be entered into the current field, or manually type information to be entered into the current field.
Closing your default text editor after data entry will automatically copy the data into the current field where your cursor is located.
Insérer : Inserts a new record or row for additional data entry (provided the user has write access to the screen)
Supprimer : Deletes current record or row from the database (provided the user has write access to the screen)
Aide : Opens the Help File associated with the current screen.
There are five (5) tabs on in the Agreement Details screen: Agreement, Parties/Forecasts, Contacts, Program/Competition - Revision, and Program/Competition - Renewal (as noted below):
NOTE: Until a query is successfully executed, you can only view the Agreement tab. The information displayed in the other tabs is dependent on the “current record” displayed on the Agreement tab.
NOTE: You will notice that some tabs include an asterisk (*) to the left of the tab name. The asterisk indicates that the page associated with the “tab” contains data.
As mentioned above, the Agreement Details screen is in Query Mode by default. When a user first opens the screen, no data is returned. Instead, the user must enter “search criteria” to tell the system what type of information it should retrieve. In general, only specific fields on the screen can be used to input “search criteria.” These fields include the Agreement #, Status, Name, and Objective. There are also three special fields on the Agreement tab that allow the user to set up his or her query by the partner Organization, the CIHR Responsibility Centre, or the CIHR Program. These special fields are only available when the system is in Query Mode.
When you execute a query (by pressing F8), you are asking the system to locate specific records. The system searches for and displays records that match your search criteria. If you leave a query field blank, you are telling the system not to restrict returned results for that field. The more fields you use as search criteria, the more refined your search will be (and the fewer matches you’ll get). For example: if you wanted to look for all of the Active agreements CIHR currently has with the Heart and Stroke Foundation, you would have to specify “Active” as the Status and “Heart and Stroke Foundation” as the Organization for the query. If you only entered “Heart and Stroke Foundation” as the search criteria, the system would return all of the records associated with the Heart and Stroke Foundation, regardless of status.
Once a query has been executed, the Status Bar will display a count of the number of records retrieved. If more than one record is retrieved, the Status Bar will display the number of the current record and the total number of records retrieved. For example: the message “Record: 1/11” indicates that you are currently viewing the first record out of eleven retrieved records. Use the scroll bar or the ‘page down’ button on your keyboard to browse through the next records. If a large number of records is retrieved, the Status Bar may display this message: “Record 1/?”. The “?” will display until the last record has been viewed, after which the message may change to “Record 50/50” to indicate that you are viewing the 50th record of 50.
Note: If no records match your search criteria, no data will be returned. The message “Query caused no records to be retrieved. Re-enter” will appear in the Status Bar.
Caractères de remplacement
It is possible to search for records without the complete spelling of a name or the complete information of a record. To do this, use a “wildcard.” Le caractère de remplacement, comme son nom l'indique, permet de remplacer un ou plusieurs caractères du critère de recherche. Un caractère de remplacement est le signe de pourcentage (%). Celui-ci remplace un ou plusieurs caractères. Un autre caractère de remplacement, le souligné (_), peut être utilisé pour remplacer exactement un caractère.
Exemples d’utilisation des caractères de remplacement
Exemple
Résultat
% Le fait d'utiliser seulement ce caractère de substitution permet de repérer tous les enregistrements dans la base de données. Ce type de recherche entraîne un important ralentissement du système et n'est donc pas recommandé.
Remarque : Vous ne devriez pas vous servir du caractère de remplacement comme %ABC à moins d'avoir précisé votre recherche à l'aide d'autres critères.
J%
L'insertion du caractère de substitution % après un ou plusieurs caractères permet de repérer tous les enregistrements commençant par ces caractères.
Résultat
• JACK
• JACKSON
• JONES
J%ES
L'insertion du caractère de substitution au milieu d'une chaîne de caractères permet de repérer les enregistrements commençant par le ou les caractères précisés et se terminant par le ou les caractères précisés.
Résultat
• JACQUES
• JANES
• JONES
J_N
Un autre caractère de substitution, le souligné ( _ ), permet de remplacer exactement un caractère dans une chaîne de texte.
Résultat
• JAN
• JEN
• JON
RECHERCHE SUR LES ENREGISTREMENTS
1. Verify that you are currently in Query Mode. (Hint: The toolbar should be turquoise.)
2. If you are not in Query Mode, press F7 or select Query from the Form menu. Either of these actions will bring the system back into Query Mode.
3. Enter search criteria into at least one field. Use a wildcard if necessary.
4. Press F8 to execute the query and start the search.
5. If the system finds any hits, it will display the first matching record on the screen.
6. To view the next record, use the Down Arrow or the Page Down key. Vous pouvez aussi vous servir de la barre de défilement qui se trouve à l'extrémité gauche de la fenêtre pour le visionnement des autres enregistrements.
Note: When the fields on the screen are populated with data, you are no longer in Query Mode. Use the scroll bar or ‘page up/down’ keys to browse through the retrieved records. If you need to launch another search, you will have to return the screen to Query Mode by pressing F7 or by pressing the Clear button on the main toolbar. When the screen is cleared, you will be able to enter search criteria to execute a new query.
Entering Agreement Details
The Agreement Details screen of EIS enables the documentation and management of information contained in all collaborative agreements. Every collaborative agreement (link to http://home/e/31181.html) in which CIHR is involved must be entered in the system, even if the external party drafted the agreement. Agreements with no associated Programs or Competitions must also be entered into the system.
IN DEVELOPMENT
Before an agreement is signed, it is considered to be “In Development.” When the agreement is first drafted, the available information about it should be entered into the database (this information can be adjusted before the agreement is made active, if necessary).
Entering a new agreement:
1. The system must be in Non-Query Mode before you can enter a new agreement. Remember: the system opens in Query Mode by default, so select Exit Query Mode from the Query menu to put the system into Non-Query Mode.
2. In order for the system to generate a number for your agreement, specific information must be entered. (Hint: the system gives your new agreement a number automatically, unless it is a revision or a renewal). This information includes:
o The Name of the collaborative agreement;
o Objectif
o CIHR as one of the parties to the agreement;
o The lead responsibility center at CIHR participating in the agreement;
o CIHR’s agreement lead as the main contact for the agreement.
3. The agreement record can be saved in the system once all of the information in Step #2 is entered. The system will generate a number for the agreement; this number should be included in the draft of the agreement and should be used to reference the agreement in the future.
4. As negotiations between the participating parties progress, the agreement record should be updated. Before the agreement is sent out for signatures, the following information must be added to the record:
o All organizations that are party to the collaborative agreement;
o The proper responsibility center codes in all instances in which CIHR is party to the agreement;
o Forecasted financial and in-kind contributions for each party, by fiscal year (April 1-March 31);
o Tentative start date and end date for the agreement;
o For CIHR:
An Agreement Lead must be chosen as a contact for each CIHR responsibility centre;
An Agreement Signatory must be chosen for each CIHR responsibility center
A Financial Advisor must be chosen for the Lead CIHR responsibility center
If applicable, a Program Delivery Lead should be chosen for the Lead CIHR responsibility center; if one is not entered, a warning will appear
o For all external parties:
An Agreement Lead must be chosen
An Agreement Signatory must be chosen
Note: If the above information is not entered, your Financial Advisor will not be able to make the agreement active when it is signed.
5. Once the agreement is signed, only your Financial Advisor can make it Active in the system. Once the agreement is Active, the agreement record is protected against further update.
REVISIONS AND RENEWALS
As noted above, once an agreement becomes Active in the system, it is protected against further update. In other words, financial contributions and participating parties can no longer be adjusted at this point. If agreement adjustments become necessary, there are two options: Revision or Renewal.
Revisions
An agreement can be revised if the change to the original (or previous) version of the agreement will affect the competitions launched out of the original (or previous) version of the agreement.
For example: If CIHR and another party come together and decide to launch an Operating Grant competition, they would need to have a collaborative agreement to establish the partnership and to outline the financial contributions of each party. The agreement would go through the usual development process, and it would be signed by both parties to make it Active. Once the agreement is Active, it is protected against further update. Suppose the parties decide that they want to increase their financial contributions to fund more grants. In order to finalize this decision, a Revision of their original agreement would have to be made to outline the new financial contributions. The clauses and other details in the original agreement would still be in effect, but the financial section of the agreement would be updated (or revised) in order to suit the parties’ new needs. This Revision would also need to be signed before it could be made Active in the system.
Renewals
An agreement can be renewed if the change to the original (or previous) version of the agreement does not affect competitions launched out of the original (or previous) version of the agreement.
For example: If CIHR and another party come together and decide to launch a competition for an Operating Grant that will last for 3 years, then they would need to have a collaborative agreement to establish the partnership and to outline the financial contributions of each party. The agreement would go through the usual development process, and it would be signed by both parties to make it Active. Once the agreement is Active, it is protected against further update. Suppose the parties decide that they want to launch a second round of the Operating Grant competition 2 years after the original agreement was signed. The grantees are still being paid based on the financial details in the original agreement (since the grant lasts 3 years), and the parties don’t want to change anything about how those grants are being paid. Instead, they want to work together in the same way to launch another competition (possibly with a different research focus) using the same funding tool (Operating Grant). In this case, the original agreement can be Renewed; the amounts of financial contributions may change, the dates of the RFA will change, and the strategic focus of the research may differ from the original, but the renewed version of the agreement will have no impact on the competition(s) that was/were run out of the first agreement. This Renewal would also need to be signed before it could be made Active in the system.
If you have any questions about whether (or not) to revise or renew an agreement, please contact Pat Evans, Partnerships Data Manager, a [email protected]/.
Support de SIE
To create new Codes for Organizations in PDB, please complete the Organization (ORG) Code Request Form [ PDF (128 KB) ] and email it to both:
• Debbie Deloughery ([email protected])
• Lise Riopelle ( [email protected])
Also send them any updates you require. Average turn around time will be one (1) to three (3) business days.
To create new Person Contact codes for ID#s, please send your request to mailto:[email protected] or the Program Delivery Unit working on this Partnership, and provide the following information:
• Full name of the individual
• Form of address (e.g. Dr., Mr., Mrs., Ms., etc.)
• Primary language (English/French)
• Primary institution affiliation
• Complete address (including e-mail if known)
• Phone and fax numbers
Translation - French Détails de l’entente – Synopsis d’Intranet
Les informations suivantes sont un aperçu général des détails de l’entente enregistrés dans le système d’information électronique (SIE). Pour des instructions relatives à son fonctionnement, un guide d’utilisateur et des séances de formation sont disponibles. Si vous avez des questions, des soucis, ou un besoin de formation, veuillez contacter le gestionnaire des données, partenariat, Pat Evans, à l’adresse suivante : [email protected].
Les informations relatives aux activités d’entente et de partenariats étaient jadis conservées dans une application appelée Partnership Database (PDB) (base de données de Partenariat), qui était dotée d’une interface semblable au SIE. Cette base de données n’était pas connectée au SIE. Il n’y avait donc pas de rapport entre les fonds prévus dans le cadre des activités de partenariat et les sommes engagées résultant de ces activités. En octobre 2007, le SIE et l’ancienne PDB ont fusionné en prenant en compte tous les aspects de l’activité de partenariat (des ententes jusqu’aux subventions ou bourses).
La section du SIE destinée à l’enregistrement des informations relatives à l’entente de collaboration s’appelle écran Entente.
INFORMATIONS FOURNIES PAR L’ÉCRAN ENTENTE :
• documentation de toutes les ententes de collaboration;
• détermination du nom et des objectifs de l’entente;
• détermination d’Organisme chargé de la protection de l’enfance, (insérer le lien vers les définitions qui se trouvent dans la Foire aux Questions – FAQ) et les ententes correspondantes;
• détermination des parties ayant conclu l’entente, y compris les parties auxiliaires;
• montants prévus liés à l’entente et promis par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) et leurs partenaires;
• contributions en nature liées à l’entente;
• identification de toutes les personnes associées à l’entente, y compris le responsable de l’entente des IRSC, et leurs coordonnées, et
• détermination des programmes et des concours associés à l’entente ainsi que les dollars réellement dépensés.
REMARQUE : Maintenant que les détails de l’accord de partenariats font partie du SIE, les programmes et les concours liés à une entente doivent être littéralement en lien avec cette entente, au sein du nouveau système. Les informations que vous saisissez sur l’écran Entente ont un impact sur le fonctionnement en parallèle d’autres écrans (ex : des détails sur les programmes, des détails sur les concours, la décision prise pour chaque demande, etc.). Le personnel chargé du portefeuille de la recherche pourra initier des programmes et des concours dans le SIE, sans une entente de collaboration ou un protocole d’entente. Toutefois, il ne pourra pas finaliser les décisions relatives au financement sans la mise en œuvre d’une entente signée et active. Cette pratique a été adoptée comme règles administratives standard aux fins de préserver l’intégrité des données.
Veuillez prendre note que cette pratique sera achevée après le lancement du concours.
Ce nouveau rapport entre l’entente et le programme ou le concours met en évidence la nécessité d’une solide communication entre les Instituts et le portefeuille de la recherche. Cette communication permettra de s’assurer que les données traitées à tous les niveaux du système sont exactes.
Interrogation à partir de l’écran Entente
Pour consulter les données à partir de l’écran Entente, l’utilisateur doit avoir un compte SIE. Tous les membres du personnel des IRSC reçoivent un accès pour simple lecture à l’écran au moyen de leurs comptes SIE. La création et la mise à jour des enregistrements d’entente nécessitent un rôle utilisateur particulier et les utilisateurs doivent recevoir une formation avant qu’un tel rôle leur soit attribué.
Lorsque vous ouvrez une session dans le SIE, le menu principal s’affiche. Pour accéder à l’entente, sélectionnez Admin, puis Détails de l’entente, comme indiqué ci-dessous :
Lorsqu’on sélectionne l’écran Entente, il s’ouvre, par défaut, en Mode d’interrogation. Aucune donnée n’apparaît tant qu’on n’a pas exécuté une recherche.
Lorsque l’écran est en Mode d’interrogation, le menu Recherche s’affiche comme suit :
EXPLICATION DÉTAILLÉE DES ÉLÉMENTS DU MENU INTERROGATION
MENU
DESCRIPTION
Exécuter la recherche Cette option permet au système de rechercher les enregistrements qui correspondent aux critères choisis.
Compter les réponses pertinentes Cette option vous indique le nombre d’enregistrements correspondants au critère de recherche.Cette information s’affiche dans la barre d’état au bas de la fenêtre d’application.
Dernier critère de recherche Cette option permet au système de réutiliser le dernier critère de recherche concernant le même écran.
Fermer l’écran Cette option ferme l’écran.
Sortir du mode d’interrogation Cette option annule le mode d’interrogation et l’écran sort de ce mode.
Dès que l’exécution d’une recherche a réussi, le menu change à nouveau et affiche toutes les options possibles du menu; comme indiqué ci-dessous.
BARRE D’OUTILS PRINCIPALE
La barre d’outils de l’entente est visible à tout moment. Le tableau suivant présente une description fonctionnelle de chaque bouton qui se trouve sur la barre d’outils principale :
BOUTON
DESCRIPTION
Annuler le contenu de l’écran : efface toutes les informations apparaissant à l’écran actuel et renvoie l’utilisateur au mode d’interrogation.
Chercher : exécute une recherche d’après les données d’entrée.
Sauvegarder : sauvegarde tous les changements effectués sur l’écran actuel dans la base de données du SIE (à condition que l’utilisateur ait un accès en écriture à l’écran).
Imprimer : envoie la capture d’écran à une imprimante (et si vous travaillez avec un enregistrement), à l’imprimante par défaut.
Liste : fait appel à une liste de dialogue sur les valeurs concernant les champs présents (s’il ya lieu).
Édition : ouvre votre éditeur de texte par défaut (ex. : TextPad ou WordPad) et crée un fichier temporaire où vous pouvez copier et coller les informations enregistrées dans le champ actuel, ou taper manuellement les informations à enregistrer dans le champ actuel. La fermeture de votre éditeur de texte par défaut après la saisie de données entraînera la copie de ces données dans le champ actuel où vous avez placé votre curseur..
Insérer : insère un nouvel enregistrement ou une nouvelle rangée pour la saisie de données (pourvu que l’utilisateur ait l’accès en écriture à l’écran).
Supprimer : efface l’enregistrement courant ou la rangée dans la base de données (pourvu que l’utilisateur ait l’accès en écriture à l’écran).
Aide : ouvre le fichier d’aide associé à l’écran actuel.
Il ya cinq (5) onglets sur l’écran Entente : Entente, Parties/Prévisions, Personne-ressource, Programme/Concours – Révision et Programme/Concours – Renouvellement (comme indiqué ci-dessous).
REMARQUE : Tant que vous n’exécutez pas avec succès une recherche, vous ne pourrez visionner que l’onglet de l’entente. Les informations qui s’affichent sous d’autres onglets dépendent de l’ « enregistrement courant » apparaissant sous l’onglet de l’entente.
REMARQUE : Vous constaterez que certains onglets sont marqués par un astérisque (*) qui se trouve à gauche du nom de l’onglet. L’astérisque indique que la page associée à l’onglet contient des données.
Comme mentionné ci-dessus, l’écran Entente est en Mode d’interrogation par défaut. La première fois qu’un utilisateur ouvre l’écran, aucune donnée n’apparaît En revanche, l’utilisateur doit saisir un « critère de recherche » pour indiquer au système le type d’informations qu’il doit rechercher. En général, on ne peut utiliser que des champs précis qui se trouvent à l’écran pour saisir le critère de recherche. Ces champs comprennent : l’Entente #, le Statut, le Nom et l’objectif. On trouve aussi des champs particuliers sous l’onglet de l’entente qui permettent à l’utilisateur de définir sa propre recherche en fonction de l’Organisme partenaire, le centre de responsabilité des IRSC, ou le Programme des IRSC. Ces champs particuliers ne sont disponibles que lorsque le système est en Mode d’interrogation.
Quand vous exécutez une recherche (en appuyant sur F8), vous demandez au système de localiser des enregistrements précis. Le système retrouve et affiche les enregistrements qui correspondent à vos critères de recherche. Si vous ne remplissez pas un champ de recherche, vous dites au système de ne pas restreindre les résultats pour ce champ. Plus vous utiliserez les champs comme critère de recherche, plus votre recherche sera affinée (et moins vous aurez des réponses correspondantes).Par exemple, si vous recherchiez toutes les ententes actives conclues actuellement entre les IRSC et la Fondation des maladies du cœur, vous devriez préciser « active » en statut et « fondation des maladies du cœur » en tant qu’organisme de recherche. Si vous saisissez uniquement « fondation des maladies du cœur » comme critère de recherche, le système retrouvera tous les enregistrements associés à la Fondation des maladies du cœur, sans tenir compte du statut.
Une fois que l’on exécute une recherche, la barre d’état affichera le nombre d’enregistrements retrouvés. Si on retrouve plus d’un enregistrement, la barre d’état affichera le nombre de l’enregistrement actuel et le nombre total des enregistrements retrouvés. Par exemple : le message « enregistrement 1/11 » indique que vous êtes en train de visionner le premier enregistrement d’un ensemble de 11 enregistrements retrouvés. Servez-vous de la barre de défilement ou de la touche Page suivante de votre clavier pour survoler les enregistrements suivants. Si le système retrouve un grand nombre d’enregistrements, la barre d’état affichera probablement le message suivant : « enregistrement 1/? ». Le symbole du point d’interrogation « ? » s’affichera jusqu’à la lecture du dernier enregistrement, puis le message se changera en « enregistrement 50/50 »; ce qui signifie que vous êtes en train de visionner le 50e enregistrement d’une liste de 50.
Remarque : Si aucun enregistrement ne correspond à vos critères de recherche, aucune donnée n’apparaîtra. Le message suivant : « aucun enregistrement retrouvé. Relancez la recherche » apparaîtra sur la barre d’état.
Caractères de remplacement
II est possible de faire une recherche d’enregistrement sans en épeler entièrement le nom ou sans en fournir des renseignements complets. Pour y parvenir servez-vous d’un caractère de remplacement. Le caractère de remplacement, comme son nom l’indique, permet de remplacer un ou plusieurs caractères du critère de recherche. Un caractère de remplacement est le signe de pourcentage (%). Celui-ci remplace un ou plusieurs caractères. Un autre caractère de remplacement, le souligné ( _ ), peut être utilisé pour remplacer exactement un caractère.
Exemples d’utilisation des caractères de remplacement
Exemple Résultat
% Le fait d’utiliser seulement ce caractère de substitution permet de repérer tous les enregistrements dans la base de données. Ce type de recherche entraîne un important ralentissement du système et n’est donc pas recommandé.
Remarque : Vous ne devriez pas vous servir du caractère de remplacement comme %ABC à moins d’avoir précisé votre recherche à l’aide d’autres critères.
J% L’insertion du caractère de substitution % après un ou plusieurs caractères permet de repérer tous les enregistrements commençant par ces caractères.
Résultat
• JACK
• JACKSON
• JONES
J%ES L’insertion du caractère de substitution au milieu d’une chaîne de caractères permet de repérer les enregistrements commençant par le ou les caractères précisés et se terminant par le ou les caractères précisés.
Résultat :
• JACQUES
• JANES
• JONES
J_N Un autre caractère de substitution, le souligné ( _ ), permet de remplacer exactement un caractère dans une chaîne de texte.
Résultat :
• JAN
• JEN
• JON
RECHERCHE SUR LES ENREGISTREMENTS
1. Assurez-vous que vous êtes actuellement en Mode d’interrogation. (Indice : la barre d’outils doit être de couleur turquoise)
2. Si vous n’êtes pas en Mode d’interrogation, appuyez sur F7 ou sélectionnez Recherche à partir du menu Formulaire. Ces deux opérations vont ramener le système au Mode d’interrogation.
3. Saisissez vos critères de recherche au moins dans un champ. Utilisez le caractère de remplacement, s’il ya lieu.
4. Appuyez sur F8 pour exécuter la recherche et lancez la recherche.
5. Si le système trouve des suggestions, il en affichera les premières correspondances à l’écran.
6. Vous pouvez vous servir de la touche de déplacement vers le bas ou de la touche Page suivante pour visionner l’enregistrement suivant. Vous pouvez aussi vous servir de la barre de défilement qui se trouve à l’extrémité gauche de la fenêtre pour le visionnement des autres enregistrements.
Remarque : Lorsque les champs apparaissant à l’écran contiennent des données, vous n’êtes plus en Mode d’interrogation. Servez-vous de la barre de défilement ou des touches Page précédente ou Page suivante pour survoler les enregistrements retrouvés. Si vous avez besoin de lancer une autre recherche, vous devez revenir sur l’écran en Mode d’interrogation en appuyant sur F7 ou sur la touche d’annulation, qui se trouve sur la barre d’outils. Dès que l’écran est vide, vous pourrez saisir des critères de recherche pour exécuter une nouvelle recherche.
Saisie des détails de l’entente
L’écran Entente du SIE permet de documenter et de gérer les informations se trouvant dans toutes les ententes de collaboration. Touteentente de collaboration (lien vers http://home/e/31181.html) dans laquelle les IRSC sont impliqués doit être saisie dans le système, même si une partie externe est responsable de l’ébauche de l’entente. Les ententes auxquelles ne sont pas associés des programmes ou des concours doivent aussi être saisies dans le système.
EN COURS D’ÉTABLISSEMENT
Avant la signature d’une entente, cette dernière est considérée comme étant en cours d’établissement. Au cours de la rédaction d’une première ébauche, on devrait enregistrer les informations disponibles la concernant dans la base de données (ces informations pourront être modifiées avant l’activation de l’entente, s’il ya lieu).
Saisie d’une nouvelle entente
1. Le système doit être sorti du Mode d’interrogation avant la saisie d’une nouvelle entente. Rappel : Le système s’ouvre en Mode d’interrogation par défaut. Vous devez donc sélectionner l’option Sortir du Mode d’interrogation à partir du menu Recherche pour qu’il sorte de ce mode.
2. Vous devez saisir des informations précises pour que le système génère un numéro pour votre entente. (Indice : le système attribue automatiquement un numéro à votre nouvelle entente à moins qu’il s’agisse d’une révision ou d’un renouvellement). Il s’agit des informations suivantes :
o le nom de l’entente de collaboration;
o l’objectif;
o les IRSC en tant que l’une des parties de l’entente;
o le centre de responsabilité principal des IRSC participant à l’entente;
o le coordonateur de l’entente des IRSC en tant que personne-ressource principale de l’entente.
3. Après avoir saisi toutes les informations énumérées à l’étape 2, l’enregistrement de l’entente peut être sauvegardé dans le système Ce dernier génèrera un numéro pour l’entente. Ce numéro doit être inscrit sur l’ébauche de l’entente et devrait, à l’avenir, lui servir de référence.
4. L’enregistrement de l’entente devrait être mis à jour au fur et à mesure de l’évolution des négociations entre les parties concernées. Avant l’envoi de l’entente à la signature, les informations suivantes doivent y être ajoutées :
o toutes les organisations faisant partie de l’entente de collaboration;
o les codes véritables du centre de responsabilité de toutes les instances au niveau desquelles les IRSC ont conclu une entente;
o les contributions financières et en nature prévues pour chaque partie au cours de l’année budgétaire (1er avril au 31 mars);
o date de début et de fin provisoires de l’entente;
o concernant les IRSC, on doit désigner :
un responsable de l’entente représentant chaque centre de responsabilité des IRSC comme personne-ressource,
un signataire de l’entente représentant chaque centre de responsabilité des IRSC,
un conseiller financier du centre principal de responsabilité des IRSC,
s’il ya lieu, un coordonateur de l’exécution des programmes pour le centre principal de responsabilité des IRSC; dans le cas contraire, un message d’avertissement s’affichera;
o concernant toutes les parties externes, on doit désigner :
un responsable de l’entente,
un signataire de l’entente.
Remarque : Si les informations ci-dessus n’ont pas été saisies, votre conseiller financier ne pourra pas activer votre entente lorsqu’elle sera signée.
5. Dès que l’entente est signée, seul votre conseiller financier pourra l’activer dans le système. À partir du moment où elle est active, son enregistrement est protégé contre une future mise à jour.
RÉVISIONS ET RENOUVELLEMENTS
Comme nous l’avons évoqué ci-dessus, une fois qu’une entente est active dans le système, elle ne peut plus être mise à jour. En d’autres termes, on ne pourra plus modifier les contributions financières et les parties concernées à ce stade. Si la modification de l’entente s’avère nécessaire, deux options se présentent : la Révision ou le Renouvellement.
Révisions
On peut réviser une entente si les changements effectués sur l’original (ou la version précédente) de l’entente affecteront les concours lancés après la rédaction de l’original ou de la version précédente de cette entente.
Par exemple : Si les IRSC et une autre partie s’accordent pour lancer un concours de subvention de fonctionnement, ils devront signer une entente de collaboration pour établir leur partenariat et indiquer les contributions financières de chaque partie. L’entente suivra le processus de développement normal et sera signée par les deux parties avant d’être active. À partir du moment où elle est active, elle est protégée contre toute future mise à jour. Supposons que les parties décident d’augmenter leurs contributions financières pour financer plus de subventions, pour finaliser cette décision, on devrait procéder à une révision de leur entente initiale. Cette révision indiquera les grandes lignes des nouvelles contributions financières. Les autres détails et clauses de l’entente initiale seront toujours valables, mais sa section financière sera mise à jour (ou révisée), afin qu’elle réponde aux nouveaux besoins des parties. Cette révision devrait aussi être signée avant son activation dans le système.
Renouvellements
Une entente peut être renouvelée si les changements effectués sur l’original ou la version précédente n’affectent pas les concours lancés après la rédaction de ces derniers.
Par exemple : Si les IRSC et une autre partie s’accordent pour lancer un concours de subvention de fonctionnement d’une durée de trois ans, ils devront signer une entente de collaboration pour établir leur partenariat et indiquer les contributions financières de chaque partie. L’entente suivra le processus de développement normal et sera signée par les deux parties avant d’être active. Dès que l’entente est active, elle est protégée contre toute future mise à jour. Supposons que, deux ans après la signature de l’entente initiale, les parties décident de lancer un deuxième tour du concours de subvention de fonctionnement. Les bénéficiaires de la subvention seront toujours payés sur la base des détails financiers de l’entente initiale (puisque la subvention dure trois ans), et les parties ne veulent rien changer sur le mode de paiement de ces subventions. En revanche, elles veulent travailler ensemble dans la même perspective, pour lancer un autre concours (éventuellement avec un domaine d’intérêt différent), en utilisant le même outil de subvention (Subvention de fonctionnement). Dans ce cas, on pourra renouveler l’entente initiale; le montant des contributions financières pourra changer; les dates d’appels de demande changeront; et la perspective stratégique de la recherche pourra différer de l’original, mais la version renouvelée de l’entente n’aura aucun impact sur les concours lancés après l’entente initiale. Ce renouvellement devrait aussi être signé avant d’être actif dans le système.
Si vous avez des questions concernant la révision ou le renouvellement d’une entente, veuillez contacter le gestionnaire des données, partenariats Pat Evans, à l’adresse suivante : [email protected]/.
Support de SIE
Pour créer de nouveaux codes pour les organismes qui se trouvent dans la base de données de partenariats, veuillez remplir le formulaire de demande de code [ PDF (128 KB) ] et envoyez-le par courriel à :
• Debbie Deloughery ([email protected])
• Lise Riopelle ([email protected])
Faites-leur parvenir aussi les mises à jour dont vous avez besoin. Le délai d’exécution moyen varie entre un (1) et trois (3) jours ouvrables.
Pour créer de nouveaux codes des personnes-ressources pour les identifications, veuillez envoyer vos demandes à mailto:[email protected] ou au Service de l’exécution des programmes responsable de ce partenariat, en fournissant les renseignements suivants :
• Nom complet de la personne
• Formule de salutation (p. ex., Dr., M., Mme ou Mlle, etc.)
• Langues principales (anglais/français)
• Affiliation principale de l’institution
• Adresse complète (y compris l’adresse électronique, si possible)
• Numéros de téléphone et de télécopieur
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Translation education
Master's degree - Sorbonne Nouvelle University, Paris
Experience
Years of experience: 20. Registered at ProZ.com: Mar 2006.
A passionate, committed and proactive freelance translator/interpreter. With language teaching experience, consistently achieves very high standard regardless of pressurised deadlines in the following fields of specialisation: IT, Computers (general , hardware, systems, networks), Economics (general).
I have a MA degree in Translation from the Sorbonne Nouvelle University in Paris, France.
I worked for over two years as an in-house technical translator for IBM in Greenock, Scotland (UK). Since October 2006, I have been working as a fulltime freelance translator and interpreter.
I currently translate mainly technical documents: IT, PC (hardware, systems, general, networks) and Economics (general) but my working fields also include Business and Software related texts.
Keywords: English , Italian to French, IT, PC (hardware, systems, networks, general), Economics (general), Business and Software related texts, telephonic interpreter (Public Services) .
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