Risk management for outsourcers/sl

From ProZ.com Wiki

< Risk management for outsourcers
Revision as of 21:12, 13 April 2012 by Ana Malovrh (Talk | contribs)
(diff) ← Older revision | Current revision (diff) | Newer revision → (diff)
Jump to: navigation, search

Contents

Pregled

Tako kot ponudnike jezikovnih storitev spodbujamo k previdnostnim ukrepom preden sprejmejo naročilo, priporočamo, da tudi naročniki jezikovnih projektov upoštevajo določene korake in se tako izognejo tveganju oziroma ga vsaj zmanjšajo.

Koraki za določanje strokovnega ponudnika storitev

Naročnikom jezikovnih projektov priporočamo, da izvedejo spodaj naštete korake, s katerimi bodo prepoznali strokovne ponudnike storitev in tako ustvarili uspešno poslovno razmerje ponudnik storitev–naročnik:


  • Določite potrebe projekta
  • Določite potencialne ponudnike jezikovnih storitev glede na potrebe projekta
  • Dogovorite se o spremenljivkah naročila in jih zapišite
  • Imejte nadomestnega ponudnika storitev
  • Ponudniku storitev bodite na voljo
  • Projekt dajte v pregled/lekturo
  • Podajte povratne informacije

Določanje potreb projekta

Preden naročnik začne iskati ustreznega ponudnika storitev, mora določiti potrebe projekta:

  1. Ali potrebuje prevod, lekturo, pregled itd.?
  2. Kakšen bo namen ciljnega besedila (t.j. za objavo, osebno korespondenco, za interno uporabo v podjetju, za osebno uporabo)?
  3. Katero je področje projekta?
  4. Kako obsežen je projekt?
  5. Ali se mudi?
  6. Ali se obseg projekta ujema s časom, ki je na voljo za zaključitev projekta, pregledovanje in pošiljanje?
  7. Kdaj bo rok oddaje?
  8. Ali bo potrebna delna oddaja (t.j. da bo del projekta treba oddati pred končnim rokom)?
  9. Ali naročilo vključuje jezikovne različice (brazilska portugalščina, poenostavljena kitajščina itd.)?
  10. Ali se zahteva materni govorec?
  11. Ali naročilo zahteva orodje za računalniško podprto prevajanje (CAT)?
  12. Kolikšen proračun je na voljo?

Ko si bo naročnik odgovoril na zgoraj našteta in druga merodajna vprašanja, bo lahko poiskal potencialne ponudnike storitev, ki bodo ustrezali tem zahtevam.

Določanje potencialnih ponudnikov jezikovnih storitev

Ustreznega ponudnika storitev določimo tako, da zahteve naročila primerjamo z znanjem in sposobnostmi ponudnika storitev. Nekatera področja oziroma informacije, ki jih mora naročnik preveriti, preden se odloči, komu bo predal projekt, vključujejo:

  • Specializacijo/izkušnje (storitve, jezikovni par in področje specializacije)
  • Identiteto
  • Lokacijo in razpoložljivost
  • Dokazila/certifikate
  • Povratne informacije strank
  • Cene in načine plačila

Specializacija/izkušnje

Iščite ponudnike jezikovnih storitev, ki so se specializirali, oziroma imajo vsaj delovne izkušnje na področju vašega projekta. Ponudnik storitev, ki je že delal na nekaj projektih na področju folklore, bo z večjo verjetnostjo in v krajšem času ustvaril ustrezen prevod (ti ponudniki storitev imajo morda glosar izrazov na področju folklore in bodo pri iskanju pomena in ustreznic za določen pojem potrebovali manj časa).

V profilih ponudnikov storitev na portalu ProZ.com so v razdelku „Strokovna znanja“ (ang. Expertise) našteta področja specializacije. Če so ponudniki storitev aktivni uporabniki tega spletnega mesta, boste morda opazili da so si na svojih področjih specializacije prislužili nekaj točk KudoZ – prikažejo se, če se z miško pomaknete prek naziva posameznega področja. Točke prejmejo, ko pomagajo drugim uporabnikom tega spletnega mesta pri prevajanju zapletenih pojmov, s čimer pokažejo, da poznajo izrazje takega področja.

Prav tako naj imajo prednost potencialni kandidati, ki so specializirani za jezikovno kombinacijo vašega projekta. Če je jezikovna kombinacija vašega projekta iz španščine v italijanščino, iščite kandidate, ki imajo izkušnje s prevodi besedil iz španščine v italijanščino. Tudi če imajo kandidati veliko izkušenj v kombinaciji iz italijanščine v španščino, ali če so materni govorci italijanščine in so delali na projektih v jezikovni kombinaciji vašega projekta, vam lahko pomagajo oceniti vrsto dela, ki ga lahko opravijo. Na portalu ProZ.com so jezikovne kombinacije naštete v okencu „Delovni jeziki“ (ang. Working languages), ki ga najdete na levi strani profila, kjer so prednostne jezikovne kombinacije – jezikovne kombinacije za katere se je ponudnik storitev specializiral – večinoma navedene na vrhu seznama. Upoštevajte tudi točke KudoZ in informacije o storitvah, ki se prikažejo, če se z miško pomaknete čez posamezno jezikovno kombinacijo.

Na koncu še preverite, da imajo potencialni kandidati izkušnje s storitvami, ki jih iščete. Čeprav večina ponudnikov jezikovnih storitev ponuja prevajalske storitve, se ne specializira vsak prevajalec na primer za lokalizacijo spletnih strani ali podnaslavljanje. Storitve so v profilih portala ProZ.com prikazane v razdelku „Storitve“ (ang. Services).

Druga področja profilov na portalu ProZ.com, ki vam bodo pomagala oceniti strokovnost ponudnika storitev v zvezi z določeno jezikovno kombinacijo, določenim področjem ali storitvijo, so:


  • Portfelj (ang. Portfolio): preverite razdelek Portfelj, morda je ponudnik storitev objavil vzorčne prevode v jezikovni kombinaciji ali s področja oziroma storitev, ki jo potrebujete tudi vi.
  • Zgodovina projektov (ang. Project history): preverite zgodovino projektov kandidatov, morda so delali na projektu v jezikovni kombinaciji ali s področja oziroma so opravili storitev, ki jo potrebujete, in morda so v kratkem prejeli povratne informacije naročnikov teh projektov ali sodelavcev, ki so z njimi sodelovali pri teh projektih.
  • O sebi (ang. About me): Za dodatne informacije o izkušnjah in specializaciji preverite, kaj so kandidati povedali „O sebi“.
  • Geslo (ang. Tagline): Preverite geslo kandidata/kanidatke – kratka poved tik pod imenom profila. Morda je tam navedena tudi specializacija.
  • Članki, Geslovniki (ang. Articles, Glossaries): poglejte, če so potencialni kandidati napisali kakšen članek s področja, ki ga potrebujete, ali če so ustvarili kakšen glosar v jezikovni kombinaciji in s področja vašega projekta.
  • Programska oprema (ang. Software): preverite razdelek „Programska oprema“ v profilih kandidatov in se prepričajte, da vedo, kako uporabljati orodja ali programsko opremo, ki se zahteva za vaš projekt, če se.
  • Timi (ang. Teams): poglejte, če so potencialni kandidati člani kakšnega prevajalskega tima, ki dela v jezikovni kombinaciji in s področja, ki ga potrebujete.
  • Spletno mesto (ang. Website): preverite spletno mesto kandidata ali kandidatke. Poglejte, ali se informacije, ki so navedene v profilu ProZ.com ujema z informacijami na njegovi/njeni spletni strani.

Identiteta

Ko določite potencialne ponudnike storitev glede na potrebe svojega projekta (jezikovna kombinacija, področje specializacije, zahtevana strojna oprema itd.), preverite identiteto kandidata ali kandidatke. Ker se dodeljevanje jezikovnih projektov večinoma odvija v spletu, naročniki in ponudniki storitev pa praviloma nimajo možnosti, da bi se sestali osebno, boste kot naročnik želeli potrditev, da za e-naslovom, ponudbo ali profilom res stoji resnični ponudnik storitve.

Če objavite delo in kot možnost za podajanje ponudb izberete „direktno e-sporočilo" (ang. Direct email message), se pred dodelitvijo projekta prepričajte, da ste res prejeli e-sporočilo od ponudnika storitev, ki je podpisan na sporočilu. Da je ponudbo za naročilo poslal pravi ponudnik storitev – in ne nek oponašalec resničnega ponudnika storitev – preverite tako, da poiščete ponudnika storitev in stopite v stik z njim neposredno prek njegovega profila. (Prejeli smo prijave primerov, ko je naročnik prejel ponudbo za naročilo po elektronski pošti od goljufa, ki je skopiral ime resničnega ponudnika storitev in se pretvarjal, da je ta ponudnik storitev, z namenom pridobiti naročilo in oddati delo slabe kakovosti, samo da bi prišel do denarja).

V izogib prejemanju e-sporočil s ponudbami neresničnih ponudnikov storitev ProZ.com priporoča uporabo spletnega sistema posredovanja ponudb. Tako bodo prejete ponudbe samodejno povezane s profilom ponudnika storitev, naročniki pa bodo lažje preverili informacije na profilu in preverili znanja posameznega strokovnjaka. Če za iskanje jezikoslovcev uporabljate direktorij, preverite njihove profile in se prepričajte o njihovi strokovnosti.

V vsakem primeru vedno preverite izkušnje potencialnih kandidatov, preden dodelite projekt, saj so njihove izkušnje tesno povezane z njihovo strokovno identiteto. Lažen prevajalec bo na svojem profilu redko imel objavljene povratne informacije WWA ali verificirana dokazila.

Lokacija in razpoložljivost

Preden se odločite, komu izmed potencialnih kandidatov boste dodelili projekt, preverite njihovo lokacijo in razpoložljivost. Ko poslujete prek spleta, je časovni pas pomemben. Kljub temu, da večina prevajalcev nima težav z delom ponoči, imajo nekateri strokovnjaki bolj fiksen delovni čas. Prepričajte se, da njihova lokacija in časovni pas ne vplivata na rok za oddajo vašega projekta in da je prevajalec ali prevajalka na voljo, da bo lahko končal(a) projekt pravočasno, ne glede na to, kje na svetu je in koliko je tam ura.

V profilih na portalu ProZ.com je lokacija prikazana tik pod imenom imetnika profila in pod zavihkom „Stik“ (ang. Contact), razpoložljivost pa je prikazana v „Koledar razpoložljivosti“ (ang. Availability calendar) na levi strani profila. (Vedite pa, da nekateri ponudniki storitev izberejo možnost, da ta informacija ni vidna javno).

Dokazila/certifikati

Dodatna informacija, katere preverjanje priporočamo naročnikom, preden dodelijo projekt, je, ali je potencialni kandidat pridobil dokazila, povezana s prevajanjem, ali ne. Čeprav s prevajanjem povezana dokazila nebi smela biti edini pogoj, imajo naročniki jezikovnih projektov možnost zahtevati taka dokazila. S prevajanjem povezana dokazila na portalu ProZ.com (t.j. certifikati, ki so jih izdale izobraževalne ustanove ob zaključku tečaja, povezanega s prevajanjem) so prikazana v razdelku „Akreditivi“ (ang. Credentials). Pomembno pa je vedeti, da uporabniki tega spletnega mesta lahko kadarkoli prijavijo poljubno število dokazil, in le tista, ki imajo značko „verificirano“ (ang. Verified), je kot veljavna in obstoječa potrdilo osebje spletnega mesta.

Na portalu ProZ.com prav tako lahko poiščete strokovne ponudnike storitev, ki so dokazali, da izpolnjujejo ali presegajo minimalne standarde strokovnosti in so zato zaslužili pravico do članstva v strokovni mreži ProZ.com Certified PRO Network. Te člane je preverila posebna komisija, ki jo sestavlja osebje spletnega mesta, dokazali pa so tudi, da imajo prevajalske sposobnosti, so zanesljivi poslovni partnerji in pošteni spletni uporabniki (ang. good online citizenship). Člani strokovne mreže Certified PRO network imajo poleg imena profila rdečo značko s črko „P“.

Povratne informacije strank

Ko ocenjujete izkušnje kandidata ali kandidatke, vam bodo morda prišle prav povratne informacije njihovih strank. Povratne informacije, ki so jih objavili drugi naročniki, ki so v preteklosti sodelovali s potencialnimi kandidati, lahko dokažejo zanesljivost kandidata ali kandidatke, to pomeni, da je pridobil(a) zaupanje drugih naročnikov na podlagi dobro opravljenega dela in upoštevanja strokovnih smernic.

Na portalu ProZ.com so povratne informacije, ki so jih o zanesljivosti ponudnika storitev objavili naročniki, prikazani v okencu "WWA (Willingness to Work Again)" (pripravljenost ponovno sodelovati), ki je prikazan v zgornjem desnem kotu profilov. Povratne informacije strank o posameznih projektih boste morda našli tudi v razdelku profila „Zgodovina projektov“ (ang. Project history), tu najdete tudi povratne informacije kolegov.

Cene in načini plačila

Na koncu preverite še minimalne cene potencialnih kandidatov in se prepričajte, da se ujemajo z vašim proračunom, ter da cena, ki ste jo pripravljeni ponuditi, ni nižja od minimalnih cen v njihovi državi in ni nižja od cen za vključene storitve. Tako kot naročniki ne želite prejemati prošenj za delo od ponudnikov storitev, kadar nimate dela zanje, tudi ponudniki storitev niso navdušeni nad ponudbami del s cenami, ki so nižje od njihove minimalne cene. Na portalu ProZ.com so minimalne cene ponudnika storitev na njegovem/njenem profilu navedene v razdelku „Cene“ (ang. Rates). Če delo objavite, namesto da bi neposredno stopili v stik s potencialnimi kandidati, bodite pozorni na samodejna opozorila, ki jih bo sistem prikazal, če so cene, ki ste jih navedli, nižje od minimalne cene (ki jo je skupnost navedla v posameznih profilih).

Poleg tega imejte v mislih, da bo cene morda treba prilagoditi glede na način plačila, ki ga uporabljate (še posebej, če zajema transakcijske provizije). Zato potencialnim kandidatom potrdite, da bodo z načinom plačila, ki vam je na voljo, prejeli efektivno plačilo. Ta informacija bo prikazana v razdelku „Payment method accepted“ (možen način plačila) v profilih portala ProZ.com.

Zapis in dogovor o spremenljivkah naročila

Ko izmed potencialnih kandidatov na podlagi zahtev naročila, znanj in razpoložljivosti izberete peščico kandidatov in ko se odločite, komu boste dodelili projekt, pisno določite spremenljivke naročila (t.j. zahteve naročila) in jih pošljite izbranemu kandidatu oziroma kandidatki, da se bosta oba strinjala s tem, kaj je treba narediti, kdaj in za kakšno ceno. Temu v splošnem pravimo PO (ali Project Order; t.j. naročilo projekta). PO je dokument, ki vsebuje za posamezni projekt merodajne informacije in velja kot pogodba med ponudnikom storitev in naročnikom. PO lahko pripnete e-pošti (na primer kot datoteko .txt, .doc ali .pdf), lahko pa je tudi kar sestavni del e-sporočila. Vsebovati pa mora vsaj spodaj naštete podrobnosti:

  • Ime projekta
  • Zadevne jezikovne kombinacije, pri čemer določite, kateri jezik je izvorni in kateri ciljni, ter morebitne jezikovne različice
  • Storitev (prevajanje, pregledovanje itd.)
  • Obseg projekta (število besed, strani, ur itd.)
  • Ceno (na besedo, na stran, na uro) in končni znesek za plačilo (vključno z valuto)
  • Način plačila in datum plačila
  • Rok za oddajo projekta
  • Izvorno in ciljno obliko oziroma format projekta
  • Način oddaje (e-pošta, običajna pošta, sporočilo na družabnem omrežju itd.)

Ko se ponudnik storitev in naročnik vnaprej strinjata s temi pogoji (preden ponudnik storitev začne delati na projektu), imata zagotovilo, da oba razumeta za kaj gre pri projektu in o čem sta se dogovorila, s čimer preprečita nesporazume, ki bi morda lahko kasneje povzročili resnejše težave (neoddajo, neplačilo itd.).

Imejte nadomestnega ponudnika storitev

Naročniki morajo biti tudi pripravljeni na nepričakovane dogodke. Ponudniki storitev morda ne bodo uspeli pravočasno zaključiti projekta iz najrazličnejših razlogov (sesutje računalnika, nezgoda, izpad elektrike, naravne katastrofe itd.), zato morajo imeti naročniki vedno pripravljen še drugi seznam kandidatov (morda nekaj tistih, katerim pri prvem izboru naročilo ni bilo dodeljeno), s katerega lahko izberejo kandidata, ki bo zaključil projekt, in pravočasno oddajo projekt svoji stranki. Zavedajte se, da je za pravočasno opravljeno delo odgovoren ponudnik storitev, za pravočasno oddajo projekta končni stranki pa je odgovoren naročnik-posrednik.

Ponudniku storitev bodite na voljo

Naročnikom tudi priporočamo, da so ponudnikom storitev ves čas na voljo. Tudi to je strategija, ki vam bo prihranila čas, denar in glavobole. Če je možno, vsakodnevno preverjajte napredek ponudnika storitev, ponudite mu pomoč, dajte mu vedeti, da ste na voljo, če bo v dvomih. Vendar previdno, izogibajte se nadlegovanju ponudnika storitev z nepotrebnimi e-sporočili ali telefonskimi klici. Če je ponudnik storitev, ki ste ga izbrali, strokoven ponudnik storitev, vam najverjetneje ne bo treba tako pogosto stopati v stik z njim.

Projekt dajte v pregled/drugo branje

Ne glede na to, kako močno zaupate ponudniku storitev, ki ste ga izbrali za svoj projekt, pred oddajo končni stranki vedno opravite zadnji pregled. Lahko se zgodi, da boste zaradi tega morali opraviti vse zgoraj naštete korake še za iskanje strokovnega pregledovalca. Če pride do nesoglasij med prvim ponudnikom storitev in pregledovalcem ali lektorjem, bodite popolnoma na voljo obema ponudnikoma storitev in se poskušajte postaviti v vlogo razumnega mediatorja med njima, da preprečite nadaljnje konflikte.

Podajte povratne informacije

Če ste po končanem projektu zadovoljni s prejetimi storitvami, poskrbite, da boste podali povratne informacije o ponudniku storitev, s čimer boste pomagali naročnikom kot ste sami najti dobrega strokovnjaka za njihove projekte. Na portalu ProZ.com uporabite opcijo "Make entry" (podajte vnos), ki je na voljo v okencu WWA na vrhu profila ponudnika storitev ali preprosto kliknite tukaj (za posredovanje povratnih informacij o ponudnikih storitev morate biti prijavljeni v svoj ProZ.com račun).

Povzetek

Zgoraj opisani koraki so zbrani tukaj. (samo v angleščini)

Drugi koristni viri


Note: Ta članek je v slovenščino lokalizirala oseba GerSi, član(ica) ProZ.com Certified PRO Network.

Wiki članki so skupni projekti članov portala ProZ.com in gostov. Zato so k sodelovanju vabljeni vsi prevajalci. (Kliknite "Edit" zgoraj; morate biti prijavljeni). Če ne poznate wiki formatiranja, glejte: http://en.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Cheatsheet

Discussion related to this article

Please note that ProZ.com forum rules apply to this area.

Personal tools