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Come organizzare e gestire il lavoro da casa

By Silvia Barra (X) | Published  11/23/2010 | Italian | Recommendation:
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Author:
Silvia Barra (X)
Italy
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Bello, lavori da casa! Chissà quante volte avete sentito questa frase da conoscenti e amici. Hai la tua scrivania, puoi lavorare a suon di musica, puoi alzarti a mezzogiorno e nessuno ti dà fastidio.
Forse non tutti sanno però (nemmeno chi lavora da casa, talvolta) che questa situazione apparentemente idilliaca può trasformarsi in un incubo, se non si è in grado di organizzare le diverse attività. Potete trasformarvi in un super lavoratore, trascurando la casa che diventerà presto invivibile, oppure potreste diventare ossessionati dalle faccende domestiche (avete la situazione sotto gli occhi tutto il giorno tutti i giorni) e arrivare a trascurare il lavoro. Se avete dei bambini la situazione può solo peggiorare.
Sono mamma di due bimbi piccoli e lavoro come traduttrice da casa. So bene quanto sia difficile (per una donna di più ahimè) conciliare il lavoro con le faccende domestiche e avere una postazione di lavoro pulita e ordinata.
Di seguito potete trovare alcuni suggerimenti che derivano dalla mia esperienza quotidiana, per non diventare frustrati e ossessionati da questa situazione.
1. Pianificate la vostra giornata
Stabilite le ore da dedicare al lavoro, quelle per le faccende domestiche, il tempo libero, la formazione, eventuali commissioni da svolgere. Ovviamente è possibile fare una pianificazione più a lungo termine (settimanale o mensile), ma quella giornaliera è più rapida da preparare (basta un elenco di cose da fare scritte su un foglio mentre fate colazione) e tiene conto di eventuali ritardi, contrattempi e nuovi lavori.
2. Stabilite un tempo per ogni attività
Compratevi un timer (va bene anche quello da cucina) e assegnate ad ogni attività un tempo ben preciso. Fino a quando il timer non suona, focalizzatevi sull’attività in corso e non distraetevi. Così sarete più produttivi. Se vi vengono in mente cose relative ad altre attività, tenete un taccuino vicino alla postazione di lavoro o in tasca e prendete un appunto veloce. Vi ritornerete sopra quando avrete finito quello che state facendo.
3. Focalizzatevi su un’attività e portatela a termine, per non doverla riprendere in mano
Che si tratti di tradurre 5 pagine, mettere in ordine la contabilità, rispondere a una mail, o preparare la cena, focalizzatevi su un’attività alla volta e cercate di portarla a termine. Dover riprendere in mano un lavoro interrotto richiede un tempo maggiore.
4. Separate la vita domestica dall’attività lavorativa (“non portatevi il lavoro a casa”)
Poiché il lavoro a casa ve lo siete già portati, cercate di dividere in modo netto la professione dalla vita quotidiana (famiglia, lavori domestici, tempo libero, ecc.). Se avete la fortuna di avere una stanza o uno spazio dedicato al lavoro, quando terminate di lavorare chiudete la porta e non pensateci più. Altrimenti spegnete il computer, chiudete il libro che stavate studiando e metteteli al loro posto. Se lasciate il PC aperto sul tavolo, vi verrà la tentazione di dare un’occhiata alla mail. Separate le due attività anche fisicamente. Se avete una stanza, non lasciate che la vita domestica entri in quella stanza o che il lavoro ne esca. Se, come me avete una “scrivania mobile” che segue le esigenze di spazio e gioco dei bambini, comprate scatole, contenitori, portariviste e usatele per archiviare e ordinare tutto ciò che è legato al vostro lavoro. In questo modo eviterete di perdere o danneggiare documenti e strumenti importanti.
5. Non perdete tempo
Non avendo “l’occhio del padrone” è importantissimo non perdere tempo e concentrarsi sul lavoro che si sta facendo. Quando vi accorgete di essere in ritardo sulla consegna di un lavoro...è troppo tardi. Mentre traducete un testo e fate delle ricerche, non fatevi prendere dalla tentazione di guardare quella cosa su quel sito, solo un minuto. Il minuto diventa presto minuti di tempo prezioso.
Sfruttate le ore migliori per ogni attività. Siete di corsa e dovete fare la spesa? Andate al supermercato nelle ore di minore affluenza, in modo da non dover perdere tempo alla cassa o a trovare parcheggio. Al pomeriggio la vostra casa è più silenziosa? Approfittatene per tradurre quel documento davvero difficile che richiede la massima concentrazione. Prima di cena i bambini che giocano non vi lasciano tranquilli? Fate un’attività manuale o che richieda poca concentrazione.
6. Sfruttate i tempi morti
Purtroppo abbiamo moltissimi tempi morti nella nostra giornata. Allora è bene sfruttarli il più possibile, vedrete il vostro tempo moltiplicarsi.
Se avete in previsione di andare dal medico o dal dentista portate con voi un libro o un lettore di e-book e approfittate dell’attesa per studiare qualcosa inerente alla professione.
Se portate il libro/e-book sempre con voi potrete sfruttare anche la classica coda chilometrica all’ufficio postale.
State aspettando che il cliente vi mandi la versione definitiva del documento da tradurre? Invece di guardare impazienti la mail ogni 2 minuti, dedicatevi ad un’altra attività: preparate la cena, mettete in ordine la scrivania, rispondete a una mail. Vi ha telefonato la zia per chiedervi le solite cose? Mentre parlate al telefono mettete ordine sulla scrivania, rifate il letto o cose simili.
Dovete fare i lavori di casa? Approfittatene per ascoltare un CD della lingua che volete imparare o perfezionare, o sintonizzate la TV su un’emittente straniera.
7. Non rimandate
Il vecchio proverbio “non fare domani quello che puoi fare oggi” è sempre valido e vi permette di fare fronte ad eventuali imprevisti. Se riuscite a portare a termine un lavoro oggi, anche se la scadenza è fra 3 giorni, fatelo. Al massimo avrete più tempo per altri lavori o per il vostro relax.
Chi ha dei bambini sa bene quanto spesso si ammalino proprio quando dovete consegnare quel lavoro importante. Nella vostra programmazione cercate di mantenervi sempre un passo avanti per fronteggiare questo tipo di emergenze.
Oppure potreste alzarvi un mattino e decidere di prendervi un giorno libero, o di andare a trovare il vostro amico al mare. Se vi siete portati avanti con il lavoro probabilmente potete farlo senza problemi e sensi di colpa.
8. Siate flessibili
OK, ho appena detto di programmare. La programmazione però deve essere flessibile, tenere conto di contrattempi, ritardi, o anche anticipi (lavoro più semplice del previsto). Per questo consigliavo una programmazione day-by-day. Siate flessibili anche mentalmente. Non lasciatevi distruggere da un cambio di programma, da un’interruzione della corrente o della rete, da una visita inattesa (chi lavora in casa ha anche questo “pericolo”). Piuttosto cercate di riprogrammare le vostre attività in modo da fare tutto ciò che vi siete prefissati.
A volte cambiare programma può essere salutare.
9. Siate ordinati
Non sono la persona più adatta per dire questo, visto che tendo ad essere piuttosto disordinata. Però fate uno sforzo almeno sul lavoro. Tenete la postazione pulita e ordinata. Lavorerete meglio e sarete più efficienti. Se alzate lo sguardo dal vostro PC e vedete pile di fogli traballanti, scarpe da ordinare, i piatti sporchi nel lavandino, i cavi di stampante,fax,scanner, modem e così via tutti arrotolati e ingarbugliati, di sicuro non avrete come primo pensiero la resa migliore per quel termine in quel contesto.
Inoltre eviterete spiacevoli situazioni per aver perso un appunto, dimenticato di spedire quel documento, cancellato quel numero di telefono.
10. Acquistate tutto quello che potete per risparmiare tempo
Che sia una segreteria telefonica, un software di contabilità, un computer più veloce o una lavastoviglie, se potete fatevi aiutare il più possibile dalla tecnologia. Mi vengono in mente anche gli acquisti su internet invece di recarsi sul posto.
11. Non diventate schiavi dei programmi
L’effetto collaterale del prendere questo articolo alla lettera è di diventare ossessionati dai programmi. Alcune persone hanno un carattere che riesce a programmare senza sforzo le attività, mentre altri tendono a perdersi nei dettagli di ogni cosa. Io ho la fortuna di riuscire ad organizzarmi senza troppi sforzi, però l’organizzazione deve essere qualcosa che viene naturale, se non subito, almeno con la pratica. Sforzatevi di fare un minimo di programmazione, in modo che diventi una cosa naturale, una forma mentis, ma senza esagerare, dunque. Non è necessario organizzare ogni giornata alla mezz’ora.
12. Non fatevi prendere dal panico
Oddio, devo finire quel lavoro, non riesco a trovare come tradurre questa espressione, il computer si è spento improvvisamente e stasera ho anche gli suoceri a cena! Non fatevi prendere dal panico. Agitarsi quando si è in una situazione di emergenza (o semplice ritardo di una consegna) è controproducente e fa perdere altro tempo inutile. Meglio fermarsi a riflettere e cercare di trovare la situazione migliore per “salvare capra e cavoli”. Meglio piuttosto telefonare al cliente, spiegargli la situazione e chiedere mezza giornata di proroga. Generalmente la scadenza non è mai così tassativa.
13. Non isolatevi
Il rischio di lavorare a casa, soprattutto se abitate da soli, è quello di isolarsi o di crearsi una vita solo virtuale. Quando potete uscite, frequentate mostre, cinema, negozi, associazioni. O se è una bella giornata e avete la possibilità di lavorare in un parco, andateci, vi farà bene cambiare aria e vedere gente. O andate in un bar o in biblioteca. Potrete lavorare ugualmente sentendo un rassicurante rumore umano in sottofondo.
Cambiare luogo e vedere gente aiuta la produttività. Se non riuscite proprio a concentrarvi, prendete la giacca e uscite a fare due passi, a comprare una rivista, non state a rimuginare sul testo di fronte a voi e a perdere tempo inutile.
14. Rilassatevi ogni volta che potete
Non avete il cartellino da timbrare, ma non siete né schiavi né macchine. Se potete rilassatevi e fate quello che vi piace di più. Accumulate relax per i periodi di lavoro eccessivo. Godetevi la vita. Lavorare da casa non vuol dire lavorare e basta.


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