Grundaufzeichnungen

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German term or phrase:	Grundaufzeichnungen
English translation:	Source documents
Entered by:	FishX

22:12 Feb 17, 2017

German to English translations [PRO]
Bus/Financial - Accounting

German term or phrase: Grundaufzeichnungen

In der Praxis buchhalterischer Bearbeitung unterscheidet man zwischen täglicher *Grundaufzeichnung* der Geschäftsvorfälle und späterer Buchung auf Konten durch die eigene Buchhaltung oder externe Buchführungsbüros (Steuerberater). Die *Grundaufzeichnungen* sind für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung von primärer Bedeutung.

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Local time: 02:43

Source documents

Explanation:
Was versteht man unter Grundaufzeichnungen?

Buchhalter - © Photosebia - Fotolia.com
Das Führen der Aufzeichnungen sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Für den Finanzbeamten muss sich jeder Geschäftsfall von der Anbahnung bis zur Fakturierung nachvollziehen lassen.

Es müssen daher alle Unterlagen aufbewahrt werden, die dabei helfen, den Geschäftsfall genau zu rekonstruieren. Nur so kann im Zuge einer Prüfung nachvollzogen werden, wie der Umsatz genau entstanden ist und wie die genaue Besteuerungsgrundlage erhoben wird.

Zu den Grundaufzeichnungen gehören z.B. Kalendereinträge, Paragondurchschriften, Angebote, Lieferscheine, Geschäftskorrespondenz usw.

Welche Aufzeichnungen tatsächlich zu den Grundaufzeichnungen gehören, ist abhängig von der Geschäftstätigkeit des jeweiligen Betriebes.

Beispiel: Ein Kalendereintrag ist nicht generell schon eine Grundaufzeichnung, aber er kann zu den Grundaufzeichnungen gehören, sofern er für die Nachvollziehbarkeit des Geschäftsfalles relevant ist.

Für Unternehmen, die mit Kassensystemen arbeiten, erklärt die Kassenrichtlinie die Dokumentationspflichten ausführlich.

Welche Unterlagen einem Prüfer vorzulegen sind, ist auch abhängig von der jeweiligen Gewinnermittlungsart. Wenn Sie Bücher führen gelten andere Verpflichtungen als z.B. für einen Einnahmen/Ausgaben Rechner. In jedem Fall sollten alle Unterlagen sorgfältig aufbewahrt werden, damit Sie sie im Fall einer Prüfung schnell zur Hand haben. Alle Dokumente sind grundsätzlich mindestens sieben Jahre aufzubewahren (für manche Unterlagen gelten verlängerte Fristen).

Beispiele für weitere Unterlagen, die einem Prüfer vorzulegen sind: Konten und -plan, Journale, alle Aufzeichnungen zu Umbuchungen, Lohn-, Kunden- und Lieferantenkonten, alle Nebenbücher (wie das Wareneingangsbuch, Kassabuch, Anlagenverzeichnis), Unterlagen zu Inventuren, Kassenbelege, Kontoauszüge

http://www.rudolfpeter.at/news/steuernews_fuer_klienten/nove...

What Are Source Documents?

What are source documents? Why are they important?

As mentioned previously, the source document is the first document that exists relating to the transaction.

Bookkeepers and other accounts personnel are adamant that a business keeps physical copies of everything. Source documents are those physical copies. They are evidence of the transaction taking place, on what days and at what amounts. If source documents do not exist for a transaction (due to being lost or thrown away or not recorded in the first place), accounting for the transaction becomes very difficult indeed.

http://www.accounting-basics-for-students.com/what-are-sourc...

More explanation here:

https://books.google.com/books?id=PaL4YA4zrQ8C&pg=PA104&lpg=...

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Note added at 10 hrs (2017-02-18 09:12:09 GMT)
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2) Depending on the context, I think it could also be referred to as:

"primary accounting records"

Selected response from:

Jacek Kloskowski
United States
Local time: 20:43

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All the contributions were helpful. I actually used 'primary records' in the end.
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Summary of answers provided

3 +6

basic recording of business transactions

Michael Martin, MA

4 +5

original documents/documentation

Ted Wozniak

2 +2

Source documents

Jacek Kloskowski

Summary of reference entries provided

Belege und Belegarten in der Buchhaltung

An-Ja

Discussion entries: 1

Answers

12 mins confidence:

peer agreement (net): +6

basic recording of business transactions

Explanation:
or perhaps standard recording... Sounds like they're talking about the acts of recording those transactions rather than the actual records.

Michael Martin, MA
United States
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German,

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1 hr confidence:

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original documents/documentation

Explanation:
Just as an alternative to the verb form.

Ted Wozniak
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Specializes in field
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PRO pts in category: 762

10 hrs confidence:

peer agreement (net): +2

Source documents

Jacek Kloskowski
United States
Local time: 20:43
Works in field
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Polish,

English
PRO pts in category: 8

Grading comment

All the contributions were helpful. I actually used 'primary records' in the end.

Reference comments

14 hrs

Reference: Belege und Belegarten in der Buchhaltung

Reference information:
Der Beleg ist im Sinne der Buchhaltung ein Beweisstück.
Damit lässt sich beweisen, dass man die Beträge in der Buchhaltung - egal, ob in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder in der doppelten Buchhaltung - nicht erfunden oder per Darttafel ermittelt hat, sondern dass der Geschäftsfall so war, wie er in die Buchhaltung eingetragen wurde.

Ein Beleg ist im betrieblichen Rechnungswesen ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsfall enthält. Er dokumentiert ein Ereignis im Geschäftsprozess, das eine finanzielle Auswirkung auf ein Unternehmen hat und daher in der Buchhaltung erfasst werden muss.
Einer der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“.
Der Buchungsbeleg ist Grundlage jeder Buchung und der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung.

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Note added at 15 godz. (2017-02-18 13:51:19 GMT)
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https://dict.leo.org/englisch-deutsch/Buchungsbeleg:
der Buchungsbeleg - accounting records [finan.], accounting voucher [comm.], book-keeping voucher [finan.]
der Buchungsbeleg - posting document [bank.]

https://en.wikipedia.org/wiki/Voucher"
A voucher is an accounting document representing an internal intent to make a payment to an external entity, such as a vendor or service provider.
A voucher is produced usually after receiving a vendor invoice, after the invoice is successfully matched to a purchase order. A voucher will contain detailed information regarding the payee, the monetary amount of the payment, a description of the transaction, and more. In accounts payable systems, a process called a "payment run" is executed to generate payments corresponding to the unpaid vouchers. These payments can then be released or held at the discretion of an accounts payable supervisor or the company controller.
The term can also be used with reference to accounts receivable, where it is also a document representing intent to make an adjustment to an account, and for the general ledger where there is need to adjust the accounts within that ledger; in that case it is referred to as a journal voucher.
Any documentary evidence supporting the entries recorded in the books of accounts, establishing the arithmetic accuracy of the transaction, may also be referred to as a voucher—for example, a bill, invoice, receipt, salary and wages sheet, memorandum of association, counterfoil of paying-in slip, counterfoil of cheque book, or trust deed.

https://www.wirtschafts-abc.com/index.php?id=buchhaltung-belegarten
https://de.wikipedia.org/wiki/Beleg_(Rechnungswesen)

An-Ja
Poland
Native speaker of:

Polish

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