documents and records
German translation: Dokumentenverwaltung / Dokumente und Akten
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| 17:54 Oct 7, 2013 |
| English to German translations [PRO] Bus/Financial - Management / Compliance | |||||||
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|  Selected response from: Ruth Wiedekind Germany Local time: 14:05 | ||||||
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| 4 +1 | Dokumente und Aufzeichnungen |
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| 4 +1 | Dokumentenverwaltung |
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| 1 | Interne schriftliche Vorgaben des Unternehmens vs. Dokumentation der einzelnen Abläufe |
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| Summary of reference entries provided | |||
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| Definitionen |
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| Discussion entries: 7 | |
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Answers
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peer agreement (net): +1Dokumente und Aufzeichnungen Explanation: googletranslate |
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peer agreement (net): +1| Documents & Records Management Dokumentenverwaltung Explanation: Ich würde hier nicht wörtlich vorgehen bzw. die Wörter "documents and records" nicht aus dem Zusammenhang herausziehen! 1. Der erste Begriff, der mir in diesem Zusammenhang einfiel, ist "Änderungsmanagement" - wegen "...created, maintained and controlled...". Obwohl dieser Begriff i.W. im Bereich technischer Unterlagen verwendet wird. Z.B. "Diese Zeichnungskopie unterliegt nicht dem Änderungsdienst." d.h. sie wird nicht kontrolliert verteilt. Cf. http://simple-quality.de/forum/zertifizierung-und-qualitaets... 2. Der 2. Begriff, der mir dazu einfiel, war "Aufbewahrungspflicht" (hier bereits von Kollegen erwähnt). 3. Bezeichnet "Management System" hier so gut wie sicher das Qualitätsmanagement-System, daher im Dt. "QM-System". Meine Vorschläge: Document & Records Management - Dokumentenverwaltung Document & Records Management Procedure – Verfahrensanweisung für die Verwaltung von Unterlagen und Geschäftsvorgängen / für die Dokumentenverwaltung Record Retention Manual - Verzeichnis für aufbewahrte Unterlagen / Aufbewahrungsverzeichnis / Unterlagenverzeichnis Document Administrator - Beauftragter für die Dokumentenverwaltung / Dokumentenverwalter Auszugsweise übersetzt: Alle im Rahmen des QM-Systems erforderlichen Unterlagen müssen erstellt, gepflegt und gelenkt werden. Verfügt Ihr Werk über einen dokumentierten Ablauf für die Identifizierung veralteter Dokumente, die aus rechtlichen Gründen oder zu Informationszwecken aufbewahrt werden? Google-Beispiele: 1. Gesucht: Eine einfache, effiziente Dokumentenverwaltung - Gibt es ... www.wissenswerkstatt.net von Marc Scheloske - 20.01.2013 - Eigentlich ist die Sache ganz einfach: Ich will Dokumente speichern, organisieren und (wieder)finden. Und doch ist die Sache schwierig: es ... 2. Dokumentenverwaltung und digitale Archivierung: Der Office Manager www.officemanager.de/dokumentenverwaltung/ 09.09.2013 - Prinzip eines datenbankgestützten Archivsystems und Produktbeschreibung der Dokumentenmanagement-Software "Office Manager DMS" für ... Gutes Gelingen! -------------------------------------------------- Note added at 14 hrs (2013-10-08 08:31:04 GMT) -------------------------------------------------- Ich würde gerne noch eine "Reference Definition" eingeben, finde aber keine Schaltfläche dazu. Deswegen hier: "Der Begriff des Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff Elektronisches Dokumentenmanagement (engl. electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt. Im Englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z.B. in Content Management Systemen vorzufinden sind.[1] Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinne Da sich das allgemeine Verständnis des Begriffes Dokumentenmanagement, wie ursprünglich im Amerikanischen gemeint, von der deutschen Begriffsfindung stark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampffmeyer 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weiteren Sinne als Branchenbezeichnung und Kategorisierung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klassischen Dokumentenmanagement amerikanischer Prägung, unterschieden.[2] Dokumentenmanagement im engeren Sinne Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Suche nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum realisieren. Beim datenbankgestützten Dokumentenmanagement hingegen stehen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfügung, so z. B. für numerische Werte wie Kunden- oder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateiserver zur Verfügung stellt. Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche. Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinne[3] sind Lösungen zu verstehen, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungsfunktionen für große Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man Compound Document Management, Electronic Filing und dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung.[4] Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annähernd in der Norm ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval definiert, die jedoch keine Bedeutung erlangte[5]. Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanagements im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der aus verschiedenen Quellen Informationen zusammengeführt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteuert durch die Auswertung von Attributen der Dokumente und Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Statusmerkmale, spricht man von der „virtuellen Akte“, die dynamisch als Sicht (engl. view) generiert wird. Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Produkten für Document Imaging, Verwaltung von Arbeitsabläufen (engl. workflow management) und Groupware spricht man auch von Compound-Document-Management-Lösungen. Sie werden z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital Asset Management und zur Verwaltung von Dokumenten aus Büroanwendungen eingesetzt. Dokumentenmanagement im engeren Sinn ist als Enterprise Content Management System eine Komponente der übergreifenden Strategie des Enterprise Content Management (ECM).[6] ... Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente[21]: Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren) Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A) Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren) Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen) Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungs-Workflow) Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz) Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail) Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken) Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage ... http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement |
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Interne schriftliche Vorgaben des Unternehmens vs. Dokumentation der einzelnen Abläufe Explanation: Interne schriftliche Vorgaben des Unternehmens (= feststehend, nicht veränderbar, Anweisungen 'von obne') vs. Dokumentation der einzelnen Abläufe (individuell für jedes Objekt - Fremdprodukt, Eigenprodukt, Produktionsstufe, Mitarbeiter; Anlage 1, Anlage 2, Schicht 1, Schicht 2 usw.; durch die Abteilungen als Akteure im Unternehmen) Das ist meine Vermutung, und muss genau definiert eingeführt werden. -------------------------------------------------- Note added at 2 Stunden (2013-10-07 20:04:57 GMT) -------------------------------------------------- PS.: Auf das Medium (Papier, IT-zugängliche Daten) kommt es hier nicht an, sondern auf die Inhalte und Aussagen (Stichwort: content - als übertragen gesprochen nicht auf das Bücherregal, sondern auf das, was im Regal steht!) -------------------------------------------------- Note added at 17 Stunden (2013-10-08 11:03:02 GMT) -------------------------------------------------- Ich kann mir das 'Durcheinander' nur derart erklären, dass hier (externe) Berater zwar genau wissen, wonach sie fragen wollen (nämlich wie die Abläufe des Informationsmanagement im weitesten Sinne geregelt sind, ob sie unternehmens- und weltweit einheitlich geregelt sind und sich damit Synergien ergeben können und Redundanzen und Informationsverluste vermieden werden). Aber sie kennen die konkreten Strukturen nicht und fragen sich damit durch, können dabei aber nur die Terminologie, wie sie 'state of the art' ist abfragen und nicht konkret einzelnen Prozesse korrekte Bezeichnungen zuordnen. |
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Reference comments
13 hrs peer agreement (net): +3 |
| Reference: Definitionen Reference information: Wenn man nach "documents and records management" googelt, findet man zahlreiche Beschreibungen und Definitionen. Hier eine davon: A Definition of 'Document' and 'Record' In records management it is important to be clear about the difference between a document and a record. A document is any piece of written information in any form, produced or received by an organisation or person. It can include databases, website, email messages, word and excel files, letters, and memos. Some of these documents will be ephemeral or of very short-term value and should never end up in a records management system (such as invitations to lunch). Some documents will need to be kept as evidence of business transactions, routine activities or as a result of legal obligations, such as policy documents. These should be placed into an official filing system and at this point, they become official records. In other words, all records start off as documents, but not all documents will ultimately become records. http://www.documentsandrecords.com/ |
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