Risk management for outsourcers/sv

From ProZ.com Wiki

Jump to: navigation, search

Notera: Den här artikeln är skapad som ett gemensamt projekt av ProZ.com-medlemmar och -gäster. Alla översättare är välkomna att fritt komma med bidrag till artiklarna. (Klicka på "Edit" uppe; du måste vara inloggad.)
Om du inte vet hur wikiformatering fungerar finns det information om det här: http://en.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Cheatsheet

Notera: ProZ.com har delvis översatts till svenska. Då man går in på ProZ.com finns en del på svenska och en del på engelska. I den här artikeln ges de svenska orden och uttrycken som finns på ProZ.com. I de fall där ett ord eller ett uttryck inte finns på svenska på ProZ.com ges först det engelska ordet eller det engelska uttrycket, följt av en svensk översättning inom parentes, t.ex. Project history (Projekthistorik). Detta för att underlätta för dem som läser artikeln och besöker ProZ.com.

Contents

Översikt

Leverantörer av språktjänster uppmanas att vidta vissa försiktighetsåtgärder innan de tar emot ett jobb; på samma sätt bör de som köper översättnings- och andra språktjänster följa vissa steg för att undvika eller åtminstone minimera de risker som är förknippade med köp av översättnings- och andra språktjänster.

Steg för steg: att hitta en professionell tjänsteleverantör

De som köper språktjänster uppmanas att följa stegen nedan för att hitta professionella tjänsteleverantörer och för att affärsrelationen mellan tjänsteleverantör och köpare ska bli lyckad:

  • Identifiera de jobbspecifika kraven
  • Hitta potentiella leverantörer av språktjänster utifrån de jobbspecifika kraven
  • Kom överens om vad som gäller för jobbet, skriv ner och spara det
  • För säkerhets skull: ha en annan översättare du kan kontakta
  • Var tillgänglig för den du köper tjänster av
  • Se till att jobbet kontrolleras/språkgranskas
  • Ge respons

Att identifiera de jobbspecifika kraven

Innan köparen börjar leta efter lämpliga tjänsteleverantörer bör denna först ha klart för sig vilka de jobbspecifika kraven är:

  1. Är det ett översättnings-, redigerings-, korrekturläsnings-, eller annat jobb?
  2. Vilket är syftet med måltexten (ska den t.ex. publiceras, användas för personlig kommunikation, för internt bruk inom ett företag, för privat bruk)?
  3. Vilket är ämnesområdet?
  4. Hur stort är projektet?
  5. Är det bråttom?
  6. Är tiden anpassad till storleken på jobbet, som ska genomföras, sedan korrekturläsas och därefter levereras?
  7. När ska jobbet vara klart och levereras?
  8. Ska jobbet levereras i olika delar (ska t.ex. en del av jobbet levereras redan då det är klart, före sista leveransdag)?
  9. Finns det några språkvarianter att beakta (brasiliansk portugisiska, förenklad kinesiska, amerikansk eller brittisk engelska, finlandssvenska, o.s.v.)?
  10. Krävs det en person som har språket som modersmål?
  11. Kräver jobbet någots slags översättningsprogram (CAT-program, Computer Aided Translation)?
  12. Hur ser budgeten ut?

Då frågorna ovan – och andra relevanta frågor – har fått sina svar, är köparen redo att börja leta efter potentiella tjänsteleverantörer som motsvarar kraven på jobbet.

Att hitta potentiella leverantörer av språktjänster

Att hitta lämpliga tjänsteleverantörer innebär att man måste få de jobbspecifika kraven att passa ihop med tjänsteleverantörens kunskaper och kompetens. Här följer en del av det som köparen måste kontrollera innan denna bestämmer sig för vem som får jobbet:

  • Specialområden/erfarenhet (tjänster, specifika för språkparet och ämnesområdet)
  • Identitet
  • Land/plats och tillgänglighet
  • Meriter/intyg
  • Respons från kunder
  • Priser och betalningsmetoder

Specialområden/erfarenhet

Leta efter tjänsteleverantörer som är specialiserade inom, eller åtminstone har erfarenhet av, ämnesområdet. En som redan har gjort några projekt som handlar om t.ex. folklore gör förmodligen en bättre översättning, och på kortare tid, om jobbet handlar om folklore (kanske har de här översättarna en egen ordlista som gäller ämnet folklore och de kan på så sätt spara lite tid då de ska hitta betydelsen av och en motsvarighet till en viss term).

I profilerna på ProZ.com finns expertisområdena listade under "Expertis". Om personen ifråga använder ProZ.com-sidan aktivt kanske du ser att hon eller han har tjänat ett visst antal KudoZ-poäng inom sitt/sina expertisområde(n), och KudoZ-poängen för varje expertisområde visas då man för musen över de här områdena. KudoZ-poäng tjänar man in då man hjälper andra ProZ.com-användare att översätta svåra ord och uttryck och det här visar att man känner till terminologin inom ett visst område (eller åtminstone kan ta reda på den).

På samma sätt som de potentiella kandidaterna bör vara experter inom rätt ämnesområde bör de helst vara specialister i det språkpar som är aktuellt för projektet. Om ditt jobb är en översättning från spanska till italienska, leta efter kandidater som har erfarenhet av att jobba från spanska till italienska. Fastän kandidaterna har stor erfarenhet av att översätta från spanska till italienska och fastän de har italienska som modersmål kan det hjälpa dig att bedöma vilket slags jobb de levererar om du kan se om de har jobbat med projekt i det språkpar som gäller för ditt projekt. På ProZ.com listas språkparen under "Arbetsspråk", en ruta som finns uppe till vänster i profilen. I de flesta profiler står de starkaste språkparen – de språkpar som personen är bäst på – högst upp på listan. Titta också på intjänade KudoZ-poäng och "Erbjudna tjänster" som visas då man för musen över ett språkpar.

Se slutligen också till att de potentiella kandidaterna har erfarenhet av ett leverera sådana tjänster som du står i beråd att köpa. De flesta som erbjuder språktjänster erbjuder översättningar, men alla som erbjuder översättningar är inte specialister på översättning av t.ex. webbsidor eller undertexter. På ProZ.com-profilerna syns de tjänster som profilens innehavare erbjuder under "Tjänster".


Här är några andra delar som finns på ProZ.com-profilerna, som hjälper dig att bedöma tjänsteleverantörernas kunskap och kompetens i ett visst språkpar, inom ett visst ämnesområde eller gällande de tjänster de erbjuder:

  • Portfölj: titta på portföljen för att se om profilinnehavaren har lagt ut några provöversättningar i det språkpar, inom det ämnesområde och för den tjänst ditt projekt gäller.
  • Project history (Projekthistorik): titta på kandidaternas projekthistorik för att se om de har jobbat med projekt i det språkpar, inom det ämnesområde och för den tjänst ditt projekt gäller, och om de har fått respons från sina kunder eller från sina kolleger.
  • Om mig: läs kandidaternas "Om mig"-del för att få veta mer om deras kunskaper, kompetens och expertis- och specialområden.
  • Slogan: titta på kandidaternas slogan – den korta meningen precis under profilnamnet – för att se om de nämner sitt/sina specialområde(n) där.
  • Artiklar, Ordlistor: se om de potentiella kandidaterna har skrivit artiklar inom det ämnesområde ditt projekt gäller, eller om de har skapat ordlistor i det språkpar och inom det ämndesområde ditt projekt gället.
  • Programvara: läs vad det står efter "Programvara" i kandidaternas profiler för att vara säker på att de kan använda de verktyg eller program som ditt projekt kräver (om det krävs).
  • Team: se om de potentiella kandidaterna hör till något översättarteam som jobbar i det språkpar och inom det ämnesområde ditt projekt gället.
  • Webbplats: ta en titt på kandidaternas webbsidor, kontrollera om den information som finns på deras ProZ.com-profiler stämmer med informationen på deras webbsidor.

Identitet

Då du väl hittat några potentiella tjänsteleverantörer som passar ihop med kraven på ditt projekt (språkpar, ämnesområde, programvara, o.s.v.), kontrollera kandidaternas identitet. Eftersom köp av språktjänster för det mesta görs online och eftersom köpare och leverantör sällan har en chans att träffas i verkligheten, vill du som köpare kunna bekräfta att det faktiskt finns en verklig, fysisk person och leverantör av språktjänster bakom en e-postadress, en offert eller en profil.

Om du lägger ut ett jobb och väljer "Direkt e-postmeddelande" som kontaktmetod, kontrollera innan du beställer projektet att e-postmeddelandet du fått faktiskt har skickats av den tjänsteleverantör som undertecknat det. Du kan kontrollera att offerten faktiskt har skickats av en riktig tjänsteleverantör – och inte av någon annan som låtsas vara det – genom att söka efter tjänsteleverantören och sedan kontakta henne eller honom direkt via profilen. (Det har rapporterats om fall där köpare fått en offert per e-post från svindlare som har använt en riktig tjänsteleverantörs namn och låtsats vara henne eller honom för att få jobbet, och sedan har bluffaren levererat en tjänst som hållit låg kvalitet, bara för att komma åt pengarna.)

För att undvika att få e-post med offerter från tjänsteleverantörer som inte finns rekommenderar ProZ.com att man använder sig av onlineanbudssystemet. Då är alla anbud som kommer in automatiskt kopplade till avsändarens profil och den som lagt ut jobbet kan titta på profilerna och kontrollera profilinnehavarnas kompetens, kunskap och expertis- och specialområden.

I vilket fall som helst: kontrollera alltid de potentiella kandidaternas erfarenhet innan du beställer ett jobb. Erfarenheten ligger väldigt nära yrkesidentiteten. En som utger sig för att vara översättare (utan att vara det) har knappast WWA-respons (Willingness to Work Again = villighet att samarbeta igen) eller bekräftade referenser på sin profil.

Land/plats och tillgänglighet

Innan du bestämmer dig för vem av dina potentiella kandidater som ska få jobbet, kontrollera var i världen de finns och hur tillgängliga de är. Tidszoner är viktiga då man gör affärer online. De flesta översättare har inte problem med nattjobb, men det kan finnas några som har mer fasta arbetstider. Därför ska du kontrollera att land och tidszon inte påverkar leveransdag- och tid och att översättaren är tillgänglig och redo att göra jobbet klart inom utsatt tid, oberoende av var i världen hon eller han finns eller vad klockan är på den platsen.

På ProZ.com-profilerna visas land/plats under profilinnehavarens namn och under fliken "Kontakt". Tillgängligheten visas i profilinnehavarens Availability calendar (Tillgänglighetskalender), som finns till vänster på profilsidan. (Observera dock att en del profilinnehavare har valt att inte visa sin tillgänglighet för alla.)

Meriter/intyg

En annan viktig sak som köpare uppmanas att kontrollera innan en beställning av ett projekt görs är de potentiella kandidaternas eventuella översättnings- och språkrelaterade referenser. Även om översättningsrelaterade referenser inte bör utgöra ett absolut kriterium så har köpare möjlighet att kräva sådana referenser. På ProZ.com-profilerna visas översättnings- och språkrelaterade referenser (d.v.s. intyg som utfärdats av universitet, högskolor, o.s.v.) efter "Referenser". Notera emellertid att de som använder ProZ.com och har en profil där, kan ange så många referenser de vill, när som helst, men bara de referenser som är märkta med "verified" (verifierad) har verifierats av personalen på ProZ.com som giltiga och verkliga referenser.

På ProZ.com kan du också söka efter professionella tjänsteleverantörer som har bevisat att de uppfyller vissa minimikrav på professionell standard, och genom det godkänts som medlemmar i nätverket ProZ.com Certified PRO Network (ProZ.com-certifierad professionell översättare). De här medlemmarna har granskats av ett speciellt sållningsteam bestående av personal på ProZ.com och de har kunnat bevisa att de 1) är kompetenta översättare, 2) att de är pålitliga affärspartner och 3) att de har "good online citizenship", d.v.s. att de är medlemmar på ProZ.com, att deras profiler är fullständiga och att de inte har några anmärkningar eller har brutit mot några regler. De som är medlemmar i nätverket ProZ.com Certified PRO har ett rött sigill med ett "P" bredvid profilnamnet.

Respons från kunder

Då man bedömer kandidaternas erfarenhet kan man ha nytta av respons från kunder. Titta på den respons som tidigare kunder gett dina kandidater – den kan berätta en del om kandidaternas pålitlighet, t.ex. att deras tidigare kunder fått förtroende för de här kandidaterna som tjänsteleverantörer, att det som de levererat hållit hög kvalitet och att de följt riktlinjerna för professionella leverantörer av översättnings- och språktjänster.

På ProZ.com visas respons från kunder och andra i rutan "WWA (Willingness to Work Again = villighet att samarbeta igen)", som finns uppe till höger på profilsidorna.

Du kanske också hittar respons från kunder som gäller specifika projekt under "Project history" ("Projekthistorik"), och där kan det också finnas respons från kolleger.

Priser och betalningsmetoder

Till slut ska du kolla dina potentiella kandidaters minimipriser för att vara säker på att de går ihop med din budget och att det pris du är beredd att betala dem ligger i linje med minimipriserna för ifrågavarande tjänster i kandidaternas länder. På samma sätt som köpare inte uppskattar att få erbjudanden då de inte har behov av att köpa något, så tycker inte tjänsteleverantörer om att få jobberbjudanden vars pris ligger under deras minimipriser. På ProZ.com kan man se profilinnehavarnas minimipriser efter "Priser" på profilsidorna. Om du lägger ut ett jobb i stället för att kontakta potentiella kandidater direkt, var uppmärksam på de automatiska varningarna som systemet visar om de priser du anger ligger under minimum (jämfört med de priser som angetts på ProZ.com-användarnas profiler).

Tänk också på att priserna kanske måste justeras beroende på vilken betalningsmetod som används (i synnerhet om det ingår några överföringsavgifter). Se alltså till att dina potentiella kandidater bekräftar att de faktiskt kan ta emot betalningen via de betalningsmetoder du använder. Efter "Payment method accepted" ("Accepterade betalningsmetoder") på ProZ.com-profilerna visas vilka betalningsmetoder profilinnehavaren använder sig av.

Kom överens om vad som gäller för jobbet, skriv ner och spara det

Då du väl kommit så långt att du valt ut några kandidater bland alla potentiella kandidater, enligt de jobbspecifika kraven och kandidaternas kunskaper och tillgänglighet, och sedan bestämt dig för vem som får jobbet – se då till att du specificerar vad som gäller för jobbet (d.v.s. de jobbspecifika kraven). Gör det skriftligt och skicka det till den du valt ut så att båda parter är överens om vad som ska göras, när och hur mycket det kostar. Det här kallas i allmänhet för PO (Project Order) på engelska, och på svenska kan man tala om order eller beställning. En order är ett dokument med information om ett givet projekt och fungerar som ett avtal mellan tjänsteleverantören och köparen. Ordern kan bifogas i ett e-postmeddelande (till exempel i .txt-, .doc-, eller .pdf-format) eller vara skriven direkt i ett e-postmeddelande. Den bör i vilket fall som helst innehålla följande punkter:

  • Projektnamn
  • Vilka språkpar finns med, specificera käll- och målspråk och eventuella språkvarianter
  • Vilken tjänst gäller det (översättning, språkgranskning, o.s.v.)
  • Hur stort är projektet (antal ord, sidor, tecken, timmar, o.s.v.)
  • Pris (per ord, per sida, per tecken, per timme) och den totala summan (inklusive valuta)
  • Betalningsmetod, -villkor och -dag
  • Leveransdag
  • Käl- och målformat
  • Leveransmetod (e-post, post, socialt nätverk, o.s.v.)

Då man avtalar om de här villkoren och bestämmelserna på förhand (alltså innan tjänsteleverantören, t.ex. översättaren, börjar jobba med projektet) kan både köpare och säljare vara säkra på att båda parter är införstådda med vad projektet och avtalet går ut på. Då kan man undvika missförstånd, missförstånd som i ett senare skede kan växa till sig och leda till större problem (ingen leverans, utebliven betalning, o.s.v.).

För säkerhets skull: ha en annan översättare du kan kontakta

Som köpare ska du också vara förberedd på att något oväntat kan inträffa. Din tjänsteleverantör kanske inte kan slutföra jobbet inom utsatt tid, av en rad olika orsaker (datorn kraschar, en olycka inträffar, elavbrott, naturkatastrof, sjukdom, o.s.v.). Som köpare bör du därför alltid ha en lista med andra kandidater (kanske några av dem som inte fick jobbet) så att du kan kontakta någon annan som kan slutföra jobbet och leverera det inom utsatt tid. Kom också ihåg att det är tjänsteleverantörens ansvar att slutföra jobbet i tid, och om du fungerar som mellanhand så är det ditt ansvar att leverera projektet i tid till slutkunden.

Var tillgänglig för den du köper tjänster av

Som köpare eller som mellanhand uppmanas du också att alltid vara tillgänglig för dem du köper tjänster av. Det är också en bra strategi om man vill spara tid, pengar och besvär. Om det är möjligt, kontrollera dagligen hur det går för din tjänsteleverantör, erbjud dig att hjälpa till om du kan, säg att du finns tillgänglig om det uppstår frågor eller problem. Men var försiktigt också – undvik att "terrorisera" dina tjänsteleverantörer med onödiga e-postmeddelanden och telefonsamtal. Låt henne eller honom jobba i lugn och ro. Om du valt en kompetent och professionell tjänsteleverantör behöver du kanske inte kontakta henne eller honom alltför ofta medan jobbet pågår.

Se till att jobbet kontrolleras/språkgranskas

Oberoende av hur säker du är på att din tjänsteleverantör gjort ett bra jobb, se alltid till att jobbet slutgranskas innan det levereras till slutkunden. Det kan hända att du blir tvungen att gå igenom hela den ovan beskrivna processen igen för att hitta en professionell och pålitlig korrekturläsare/språkgranskare. Om det skulle uppstå en konflikt mellan det som korrekturläsaren/språkgranskaren säger och det som översättaren säger ska du se till att du finns tillgänglig för båda dessa och försöka medla på ett vettigt sätt mellan dem för att undvika större konflikter och problem.

Ge respons

Då allt är klart: om du är nöjd med de tjänster du fått, glöm inte att ge respons åt din tjänsteleverantör. Då hjälper du också andra köpare att hitta pålitliga och professionella tjänsteleverantörer. På ProZ.com kan du använda funktionen "Make entry" i WWA-rutan som finns uppe på profilsidorna, eller gåt till click here (du måste vara inloggad på ProZ.com för att kunna ge respons).

Summering

Stegen och processen ovan finns summerade här (på engelska).

Andra nyttiga källor

Kommentar: Den här artikeln har översatts från engelska av Petter Björk, medlem i nätverket ProZ.com Certified PRO Network.

Discussion related to this article

Please note that ProZ.com forum rules apply to this area.

Personal tools