Risk management for outsourcers/it

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Introduzione

Così come i fornitori di servizi linguistici sono incoraggiati a prendere precauzioni prima di accettare un’offerta di lavoro, anche chi offre progetti di tipo linguistico deve seguire determinate fasi per evitare o almeno ridurre i rischi.

Fasi per identificare un fornitore professionale

Incoraggiamo i committenti di progetti linguistici a intraprendere le fasi seguenti per identificare i fornitori professionali e costruire una relazione soddisfacente tra fornitore e committente.


• Identificare i requisiti del progetto

• Identificare i potenziali fornitori sulla base dei requisiti del progetto

• Concordare per iscritto i parametri del progetto

• Avere un fornitore di riserva

• Rendersi disponibile al fornitore

• Far controllare/revisionare il progetto

• Lasciare un feedback

Identificare i requisiti del progetto

Prima di iniziare la ricerca del fornitore appropriato, è necessario in primo luogo identificare i requisiti del progetto:


1. È un lavoro di traduzione, editing, revisione, ecc. ?

2. Qual è lo scopo del testo finale (vale a dire: per la pubblicazione, comunicazione personale, per uso aziendale interno, per uso personale)?

3. Qual è l’argomento del progetto?

4. Qual è il volume?

5. Si tratta di un lavoro urgente?

6. Il volume del progetto è compatibile con il tempo disponibile per il suo completamento, la rilettura e la consegna?

7. Qual è la scadenza per la consegna?

8. Ci sono necessità di consegne parziali (vale a dire una parte del progetto deve essere consegnata in anticipo)?

9. Vi sono varianti linguistiche coinvolte (Portoghese brasiliano, cinese semplificato, ecc.)?

10. Ci sono requisiti per la madre lingua?

11. Il lavoro richiede l’uso di un dispositivo di traduzione assistita (CAT)?

12. Qual è il budget disponibile?


Una volta risposto alle domande sopra elencate – e ad altre domande pertinenti – il committente sarà in grado di ricercare i fornitori che soddisfano tali requisiti.


Identificare i potenziali fornitori sulla base dei requisiti del progetto

L’identificazione dei fornitori appropriati richiede di abbinare i requisiti del lavoro alle abilità e al talento dei fornitori. Alcune delle aree o delle informazioni che i committenti devono verificare prima di decidere a chi affidare il progetto comprendono:


• Specializzazione / esperienza (specifici per servizio, coppia linguistica e settore)

• Identità

• Ubicazione e disponibilità

• Credenziali / certificazioni

• Feedback di altri clienti

• Tariffe e metodi di pagamento accettati

Specializzazione / esperienza

Cercate fornitori di servizi linguistici specializzati, o che abbiano almeno esperienza lavorativa nel settore del progetto. Un fornitore che abbia già lavorato su alcuni progetti nel campo del folklore è probabilmente in grado di rendere una traduzione più appropriata e in un periodo di tempo più breve (magari questi fornitori hanno un glossario di termini nel settore del folklore e risparmiano tempo quando si tratta di trovare il significato o l’equivalente di un dato termine).

Nei profili di ProZ, i settori di esperienza sono elencati nella sezione “Esperienza”. Se i fornitori sono utenti attivi del sito, potete vedere che hanno guadagnato alcuni punti KudoZ nei loro settori di specializzazione – che compaiono quando si passa il mouse sopra il nome di ciascuno. Questi punti sono loro concessi quando aiutano un altro utente del sito con la traduzione di termini complessi, a dimostrare che conoscono la terminologia in tale settore.

Allo stesso modo, i potenziali candidati dovrebbero preferibilmente essere specialisti nella coppia linguistica del vostro progetto. Se il vostro progetto è dallo spagnolo all’italiano, cercate candidati che abbiano esperienza in testi dallo spagnolo all’italiano. Anche se i candidati hanno una vasta esperienza nella coppia italiano verso spagnolo o se sono madrelingua italiani, l’aver lavorato su progetti nella stessa coppia linguistica che avete per le mani dovrebbe aiutarvi a valutare il tipo di lavoro che produrranno. In ProZ.com, le coppie linguistiche sono elencate nella casella “Lingue di lavoro” disponibile a sinistra nella pagina del profilo, nella maggior parte dei casi con le coppie principali – vale a dire le coppie nelle quali è specializzato il fornitore – mostrate in alto nell’elenco. Tenete conto anche dei punti KudoZ e delle informazioni sui servizi mostrate quando si passa il mouse su ogni coppia linguistica.

Infine, assicuratevi che i potenziali candidati abbiano esperienza nell’offrire i servizi che state cercando. Anche se la maggior parte dei fornitori di servizi linguistici offre servizi di traduzione, non tutti i traduttori sono specializzati, ad esempio, nella localizzazione di siti web o nel sottotitolaggio. I servizi nei profili di ProZ.com sono presentati nella sezione “Servizi”.

Altre aree nei profili ProZ che sono utili per valutare l’esperienza dei fornitori in una data coppia linguistica, in un settore o servizio includono:

Portfolio: consultate la sezione Portfolio per verificare se il fornitore ha pubblicato qualche traduzione campione nella coppia, nel settore e per il servizio di cui necessitate.

Storico progetti: consultate lo storico progetti dei candidati per verificare se hanno lavorato su progetti nella coppia, nel settore e nel servizio di cui avete bisogno, e se hanno ricevuto eventuali feedback dai committenti di tali progetti o da colleghi che hanno collaborato con loro sui progetti.

Informazioni sull’utente: consultate la sezione “Informazioni sull’utente” dei candidati per maggiori informazioni sulla loro esperienza e specializzazione.

Tagline: leggete la tagline – la breve frase che compare subito sotto il nome del profilo dei candidati - per vedere se fanno riferimento alla loro specializzazione.

Articoli, Glossari: guardate se i potenziali candidati hanno scritto degli articoli nel settore di vostro interesse o se hanno creato dei glossari nella coppia di lingue e nel settore del vostro progetto.

Software: consultate la sezione "Software" dei profili dei candidati per assicurariv che sappiano utilizzare gli eventuali strumenti o software necessari per il vostro progetto.

Team: guardate se i potenziali candidati fanno parte di qualche gruppo di traduttori che lavorano nella coppia e nel settore di cui avete bisogno.

Sito web: visitate i siti web dei candidati, verificate se le informazioni elencate nei loro profili ProZ corrispondono alle informazioni presenti nelle loro pagine web.

Identità

Una volta identificati i potenziali fornitori sulla base dei requisiti del vostro progetto (coppia linguistica, settore di esperienza, software richiesto, ecc.), controllate l’identità dei candidati. Poiché l’assegnazione di progetti linguistici è effettuata per lo più online e committenti e fornitori non hanno generalmente occasione di incontrarsi di persona, come committente vorrete la conferma che dietro a un indirizzo e-mail, ad un’offerta o un profilo ci sia un fornitore di servizi linguistici reale.

Se inserite un’offerta di lavoro e selezionate “Messaggio e-mail diretto” come opzione per le offerte, assicuratevi, prima di assegnare il progetto, di confermare che il messaggio e-mail ricevuto sia stato effettivamente inviato dal fornitore che lo ha firmato. Potete eseguire questo tipo di conferma, che l’offerta ricevuta è stata effettivamente inviata da un fornitore reale e non da qualcun altro che impersona un fornitore reale, cercando il fornitore e contattandolo direttamente attraverso la pagina del profilo. (Sono stati riportati casi in cui un committente ha ricevuto un’offerta via e-mail da uno scammer che ha copiato il nome di un fornitore reale e fingeva di essere tale fornitore per ottenere il lavoro e fornire una traduzione di scarsa qualità solo per procurarsi il denaro).

Per evitare di ricevere e-mail con offerte provenienti da fornitori fasulli, ProZ.com raccomanda l’utilizzo del sistema di offerta online. In questo modo, le offerte ricevute sono automaticamente collegate al profilo del fornitore, consentendo così ai committenti di verificarne le informazioni del profilo per confermare le capacità professionali. Se preferite invece utilizzare la directory per ricercare i professionisti linguistici, assicuratevi di verificarne il profilo e confermarne l’esperienza.

In ogni caso, indagate sempre sull’esperienza dei potenziali candidati prima di assegnare un progetto, poiché la loro esperienza è strettamente correlata alla loro identità profesisonale. Un traduttore fasullo avrà raramente un profilo con feedback WWA o credenziali verificate.

Ubicazione e disponibilità

Prima di decidere a chi assegnare il lavoro tra i potenziali candidati, controllarne l’ubicazione e la disponiblità. Il fuso orario è importante quando si lavora online. Anche quando la maggior parte dei traduttori non ha nessun problema a lavorare di notte, alcuni professionisti possono avere ore lavorative più fisse. Assicuratevi che la loro ubicazione e il fuso orario non interferiscano con la scadenza del vostro progetto e che il traduttore sia disponibile a completare il progetto in tempo, indipendentemente dalla parte del mondo in cui si trova e dall’ora del giorno.

Nei profili di ProZ.com, l’ubicazione è mostrata sulla destra, sotto il nome del proprietario del profilo e nella scheda “Contatto”, mentre la disponibilità è mostrata nel Calendario della disponibilità consultabile a sinistra nella pagina del profilo.
(NB. Alcuni fornitori possono scegliere tuttavia di tenere nascoste ai visitatori queste informazioni).

Credenziali / certificazioni

Un’altra serie di informazioni che i committenti sono invitati a verificare prima di assegnare un progetto è se il potenziale candidato abbia credenziali correlate al settore delle traduzioni oppure no. Anche se le credenziali correlate alla traduzione non sono un requisito di esclusione, i committenti di progetti linguistici hanno l’opzione di richiedere tali credenziali. Queste credenziali (vale a dire certificati emessi da istituzioni educative al completamento di un corso sulla traduzione) su ProZ.com sono indicate nella sezione “Credenziali”. Si noti comunque che gli utenti del sito possono riportare quante credenziali desiderano e in qualsiasi momento, ma solo quelle con l’etichetta “verified” sono state verificate dal personale del sito come valide e esistenti.

Su ProZ.com è anche possibile cercare fornitori professionisti che hanno dimostrato di soddisfare o superare gli standard professionali minimi e che, per questo motivo, hanno il diritto di diventare membri ProZ.com Certified PRO Network. Questi membri sono stati esaminati da un gruppo di screening speciale composto da elementi del personale del sito e hanno dimostrato di avere capacità traduttorie, affidabilità professionale e cittadinanza online. I membri della rete Certified PRO hanno vicino al nome del profilo un simbolo rosso “P”.

Feedback di altri clienti

Quando si valuta l’esperienza dei candidati, può risultare utile il feedback dei clienti. Verificando il feedback pubblicato da altri committenti che hanno lavorato in passato con il potenziale candidato, è possibile avere una prova dell’affidabilità del candidato, vale a dire se ha guadagnato la fiducia di questi altri committenti per aver consegnato un buon lavoro e seguito le linee guida professionali.

Su ProZ.com, il feedback pubblicato dai committenti relativo all’affidabilità dei fornitori è mostrato nella casella "WWA (Willingness to Work Again)" (Desiderio di lavorare ancora insieme a quel fornitore) situata nell’angolo in alto a destra nelle pagine del profilo.

È anche possibile trovare il feedback dei clienti su progetti specifici nella sezione “Storico progetti” dei profili, insieme anche al feedback dei colleghi.

Tariffe e metodi di pagamento accettati

Infine, assicuratevi di verificare le tariffe minime dei potenziali candidati, per assicurarvi che siano adatte alla vostra disponibilità economica, e che la tariffa che desiderate offrire sia in linea con le tariffe minime nel loro paese e per i servizi coinvolti. Così come i committenti non amano ricevere richieste di lavoro da fornitori quando non hanno lavori disponibili, i fornitori non apprezzano un’offerta di lavoro con tariffe inferiori al loro minimo. Su ProZ.com, le tariffe minime dei fornitori sono specificate nella sezione “Tariffe” del loro profilo. Se state inserendo un’offerta di lavoro invece di contattare direttamente i potenziali candidati, fate attenzione agli avvisi automatici che il sistema vi indicherà se le tariffe che specificate ricadono al di sotto di quelle minime (secondo quanto riportato dalla comunità nei loro profili).

Tenete anche a mente che le tariffe possono richiedere un aggiustamento a seconda del metodo di pagamento utilizzato (specialmente se vi sono delle tasse per il trasferimento). Chiedete quindi conferma ai potenziali candidati che possano effettivamente ricevere il pagamento attraverso i metodi che avete disponibili. La sezione “Payment method accepted” (Metodi di pagamento accettati) nei profili di ProZ.com vi mostrerà questa informazione.

Concordare per iscritto i parametri del progetto

Una volta selezionati alcuni candidati tra quelli potenziali, sula base dei requisiti del progetto e delle capacità e disponibilità dei candidati, e una volta deciso a chi sarà assegnato il progetto, assicuratevi di specificare i parametri del lavoro (vale a dire i requisiti del lavoro) per iscritto e inviateli al candidato selezionato in modo che possiate concordare entrambi su quanto deve essere fatto, quando e a quale tariffa. Si tratta di quello che è chiamato generalmente PO (o Project Order – Ordine di lavoro). Un PO è un documento che contiene le informazioni pertinenti ad un dato progetto e che funge da accordo tra il fornitore e il committente. Il PO può essere allegato a una e-mail (per esempio come file .txt, .doc o .pdf) o anche essere parte di un messaggio e-mail e deve includere almeno i seguenti dettagli:


• Identificativo del progetto

• Coppie linguistiche interessate, specificando lingua sorgente e lingua di destinazione ed eventuali varianti linguistiche

• Servizio richiesto (traduzione, revisione, ecc.)

• Volume del progetto (parole, pagine, ore, ecc.)

• Tariffe (per parola, per pagina, per ora) e somma totale da pagare (compresa la valuta)

• Metodo di pagamento da utilizzare e data di pagamento

• Scadenza di consegna del progetto.

• Formato di partenza e di arrivo del progetto.

• Tipo di consegna (e-mail, posta, messaggio su social network, ecc.)


Concordando preventivamente questi termini e condizioni (prima che il fornitore inizi a lavorare sul progetto), fornitore e committente hanno la sicurezza che entrambi comprendono l’argomento del progetto e dell’accordo ed evitano fraintendimenti che possono sfociare successivamente in problemi più gravi (mancata consegna, mancato pagamento, ecc.).

Procurarsi un fornitore di riserva

I committenti devono anche essere preparati ad eventi inattesi. I fornitori possono non essere in grado di completare il progetto in tempo per svariati motivi (rottura del computer, incidente, mancanza di alimentazione, disastro naturale, ecc.), per cui i committenti dovrebbero sempre avere un secondo elenco di candidati (magari alcuni di quelli a cui non è stato assegnato il lavoro la prima volta), dal quale possono selezionarne uno che completi il progetto, per consegnare in tempo al cliente. Tenete conto che mentre il completamento del lavoro in tempo è responsabilità dei fornitori, la consegna del progetto al cliente finale è responsabilità dei committenti.

Rendersi disponibile al fornitore

Incoraggiamo i committenti anche a rendersi disponibili ai fornitori in qualsiasi momento. Anche questa è una buona strategia per risparmiare tempo, denaro e grattacapi. Quando possibile, confrontatevi quotidianamente con il fornitore, offritegli la vostra assistenza, fatele/gli sapere che siete disponibili in caso avessero dei dubbi. Ma attenzione, evitate di disturbare il fornitore con e-mail o telefonate non necessarie. Se il fornitore che avete scelto è un professionista, molto probabilmente non dovete nemmeno contattarlo in modo regolare.

Far controllare/revisionare il progetto

Non importa quanta fiducia abbiate nel fornitore che avete scelto per il vostro progetto, effettuate sempre un controllo finale prima della consegna al vostro cliente finale. Per fare questo, è possibile che dobbiate seguire nuovamente tutte le fasi precedenti per trovare un revisore professionista. In caso di conflitto tra i risultati consegnati dal primo fornitore e quelli consegnati dal fornitore che effettua il controllo o la revisione, rendetevi completamente disponibili per entrambi i fornitori e tentate di mediare in modo ragionevole tra di essi, per evitare ulteriori conflitti.

Lasciare un feedback

Al termine, se siete soddisfatti dei servizi ricevuti, assicuratevi di lasciare un feedback sul fornitore, per aiutare altri committenti come voi a trovare professionisti adatti ai loro progetti. Su ProZ.com, utilizzare l’opzione “Crea una voce” disponibile nella casella WWA situata in alto nel profilo del fornitore, oppure fare clic qui (è necessario avere accesso al proprio account di ProZ.com per poter lasciare un feedback sui fornitori).

Riepilogo

Le fasi descritte sopra sono riassunte qui.

Altre risorse utili


Note: This article is being localized into Italian by Silvia Barra, a member of the ProZ.com Certified PRO Network.

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