Risk management for outsourcers/es

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Visión general

Así como se recomienda que los proveedores de servicios lingüísticos tomen medidas de precaución antes de aceptar una oferta de trabajo, los subcontratantes de proyectos relacionados al lenguaje también deberían seguir algunos pasos para evitar o al menos atenuar riesgos.

Pasos para identificar proveedores de servicios profesionales

Es recomendable que los subcontratantes de proyectos lingüísticos sigan los siguientes pasos con la finalidad de poder identificar quiénes son proveedores de servicios profesionales:

  • Identificar las necesidades del proyecto.
  • Identificar a los proveedores de servicios lingüísticos potenciales basándose en las necesidades del proyecto.
  • Guardar y aceptar los parámetros del trabajo.
  • Tener un proveedor de servicios de respaldo.
  • Estar disponible para el proveedor de servicios.
  • Realizar una revisión del proyecto.
  • Aportar feed-back.

Identificar las necesidades del proyecto

Los subcontratantes deben primero identificar las necesidades del proyecto antes de empezar a buscar al proveedor de servicios adecuado.

  1. ¿Se trata de un trabajo de traducción, edición, revisión, etc.?
  2. ¿Cuál será el propósito del texto final? (ej. Una publicación, comunicado personal, para uso interno de la empresa, para uso personal).
  3. ¿Cuál es la temática del proyecto?
  4. ¿Cuál es el volumen del proyecto?
  5. ¿Es un trabajo urgente?
  6. ¿El volumen del proyecto va acorde con el tiempo disponible para que el proyecto sea completado, revisado y entregado?
  7. ¿Cuándo es la fecha de entrega límite?
  8. ¿Habrá necesidad de alguna entrega parcial? (ej. Que la entrega de alguna parte del proyecto sea adelantada).
  9. ¿Se necesita de alguna variante lingüística? (ej. Portugués de Brasil, chino simplificado, etc.).
  10. ¿Habrá algún requisito en lo relativo a la lengua nativa?
  11. ¿El trabajo requiere la utilización de una Traducción asistida por computadora (mejor conocido como CAT tool por su nombre en inglés)?
  12. ¿Cuál es el presupuesto disponible?

Después de responder las preguntas de arriba (y cualquier otra pregunta relevante), el contratante podrá comenzar a buscar proveedores de servicios potenciales que cumplan con estos requisitos.

Identificar a los proveedores de servicios lingüísticos potenciales

El identificar a los proveedores de servicios apropiados implica que estos cumplas con todos los requisitos del trabajo y que cuenten con el talento y las habilidades necesarias. Algunas de las áreas o información que los subcontratantes deben verificar antes de decidir quién obtendrá el proyecto son:

  • Especialidades/experiencia (Servicios, pares lingüísticos y campo de especialidad).
  • Identidad.
  • Ubicación y disponibilidad.
  • Credenciales/certificaciones.
  • Feed-backs por parte de sus clientes.
  • Tarifas y métodos de pago aceptados.

Especialidades/experiencia

Busque proveedores de servicios lingüísticos que sean especialistas, o que al menos tengan experiencia en el área de especialidad del proyecto. Un proveedor de servicios que haya trabajado unos cuantos proyectos en el área de especialidad de folclore por ejemplo, puede realizar una traducción más apropiada y en un menor periodo de tiempo (estos proveedores de servicios han de tener un glosario de términos sobre folclore y ahorrarán tiempo a la hora de encontrar significados o la palabra equivalente para algún término en específico).

En los perfiles de ProZ.com, los campos de especialización están listados en la sección «Especialización». Si los proveedores de servicios son usuarios activos, notará que han ganado puntos KudoZ en sus campos de especialización (se muestra arrastrando el mouse sobre el título de cada especialidad), dichos puntos se ganan cuando ayudan a otros usuarios del sitio con la traducción de términos difíciles, demostrando de esta manera que dominan la terminología de un determinado campo de especialización.

De la misma manera, los candidatos potenciales deberían ser preferiblemente especialistas en el par lingüístico de su proyecto; si su proyecto requiere de un par lingüístico del español al italiano, busque candidatos que tengan experiencia en textos del español al italiano. Inclusive, algo que le puede ayudar a evaluar el tipo de trabajo que le entregarán es saber si los candidatos tienen una amplia experiencia del italiano al español, o si son hablantes nativos del italiano que han llevado a cabo proyectos en el mismo par lingüístico que usted necesita para su proyecto. En ProZ.com los pares lingüísticos están listados en la caja que dice «Idiomas de trabajo» disponible en la sección izquierda de la página del perfil, y mostrando al inicio de la lista los pares lingüísticos principales (los pares en los que el proveedor de servicios se especializa) en la mayoría de los casos. También tenga en cuenta que se muestra información de los servicios y puntos KudoZ al arrastrar el mouse sobre cada par.

Para terminar, asegúrese de que los candidatos potenciales tengan experiencia al ofrecerle los servicios que usted necesita. Por ejemplo, la mayoría de los proveedores de servicios ofrecen servicios de traducción, pero no todos los traductores se especializan en localización de sitios web o subtitulaje. Los servicios ofrecidos se muestran en la sección de «Servicios» en los perfiles de ProZ.com.


Otras áreas en los perfiles de ProZ.com que le ayudarán a evaluar la experiencia de los proveedores de servicio en un determinado par lingüístico, campo de experiencia o servicio son:

  • Muestrario: revise la sección del muestrario para ver si el proveedor de servicios ha publicado alguna traducción de muestra en el par, campo y servicio que usted necesita.
  • Historial de proyectos: revise el historial de proyectos de los candidatos para ver si han trabajado algún proyecto en el par, campo y servicio que usted necesita, y también para verificar si han recibido algún feed-back por parte de los subcontratantes de esos proyectos o de los colegas que hayan trabajado con ellos en esos proyectos.
  • Sobre mí: revise la sección "Sobre mí" para obtener más información sobre su experiencia y especialidades.
  • Eslogan: revise los eslóganes de los candidatos (la pequeña frase que aparece justo debajo del nombre de sus perfiles) para ver si mencionan su especialización.
  • Artículos, Glosarios: Vea si los candidatos potenciales han escrito algún artículo en el campo de su necesidad o si han creado algún glosario en el par lingüístico y el campo de su proyecto.
  • Software: revise la sección "Software" en los perfiles de los candidatos para conocer si saben utilizar las herramientas o el programa requerido para su proyecto.
  • Equipos: Vea si los candidatos potenciales forman parte de algún equipo de traductores que trabajan el par lingüístico y el campo que usted necesita.
  • URL de su página web: revise la página web de los candidatos, verifique si la información publicada en sus perfiles de ProZ.com concuerda con la información de sus sitios web.

Identidad

Una vez identificados los potenciales proveedores de servicios de acuerdo a las necesidades de su proyecto (par lingüístico, campo de experiencia, software requerido, etc.), verifique la identidad de los candidatos. Debido a que la asignación de proyectos lingüísticos es realizada en línea y los subcontratantes y proveedores de servicios por lo general no tienen la oportunidad de conocerse en persona; como subcontratante usted querrá confirmar si efectivamente hay un proveedor de servicios real detrás de una dirección de correo, una aplicación de trabajo o un perfil.

Si crea una oferta de trabajo y selecciona "By email" como método de contacto, asegúrese de confirmar que el mensaje de correo recibido fue de verdad enviado por el proveedor de servicios que firmó el mensaje antes de asignar el proyecto. Puede corroborar si la aplicación de trabajo recibida fue enviada por un proveedor de servicios real (y no por alguien que esté haciéndose pasar por él) buscándole y contactándole directamente por medio de su página de perfil. Se han reportado casos en los que un subcontratante recibe una aplicación de trabajo por e-mail de un estafador quien copió el nombre de un proveedor de servicios y se hizo pasar por él/ella para obtener el trabajo y proveer mala calidad solo por tener el dinero.

Para evitar el recibir solicitudes de trabajo por parte de proveedores de servicios falsos, ProZ.com recomienda el uso del sistema de solicitudes en línea, de esta manera las solicitudes recibidas estarán automáticamente enlazadas con el perfil del proveedor de servicios, permitiéndole al subcontratante revisar la información del perfil para verificar sus habilidades profesionales. Si decide utilizar el directorio para buscar profesionales del lenguaje, asegúrese de revisar sus perfiles y confirmar su experiencia.

De todos modos, infórmese siempre sobre la experiencia de los candidatos potenciales antes de asignarles un proyecto, ya que su experiencia estará siempre relacionada con su identidad profesional. Un traductor falso raramente tendrá un perfil con feed-back WWA o credenciales verificados.

Ubicación y disponibilidad

Antes de decidir cuál de los candidatos potenciales ganará el proyecto, revise su ubicación y disponibilidad. La zona horaria es importante cuando se hacen negocios por Internet; incluso si la mayoría de traductores no tienen inconvenientes con trabajar de noche, algunos profesionales tienen horarios de trabajo establecidos. Asegúrese de que su ubicación y zona horaria no afectan la fecha de entrega de su proyecto y que el traductor está disponible para completar el proyecto sin importar en que parte del mundo esté o su horario.

En los perfiles de ProZ.com, la ubicación se muestra bajo el nombre del propietario del perfil y bajo la pestaña de «Contacto», mientras que la disponibilidad se ubica en el «Calendario de disponibilidad» disponible en el lado izquierdo de la página de perfil (tenga en cuenta que algunos proveedores de servicios prefieren ocultar esta información del público general).

Credenciales/certificaciones

Otro aspecto importante que los subcontratantes deberían revisar antes de asignar un proyecto es conocer si el candidato ha ganado algún tipo de credencial relacionado con la traducción o no. Si bien los credenciales relacionados a la traducción no deben ser un requerimiento exclusivo, los subcontratantes de proyectos lingüísticos tienen la opción de pedir dichos credenciales. La información sobre credenciales relacionados con traducción (ej.: certificados expedidos por instituciones educativas tras haber completado algún curso relacionado con traducción) se muestran en la sección «Credenciales» en ProZ.com. Sin embargo, tenga en cuenta que los usuarios del sitio pueden reportar tantos credenciales como quieran y cuando quieran, pero solo aquellos con la etiqueta «verificado» junto a ellos fueron revisados por el personal del sitio como un credencial válido y existente.

En ProZ.com usted puede buscar proveedores de servicios profesionales que hayan probado que ellos califican o superan los estándares profesionales mínimos, y que según esto se han ganado el derecho de ser miembros del programa Certified PRO de ProZ.com. Estos profesionales han sido examinados por un equipo de reconocimiento formado por los miembros del personal del sitio, y han probado que tienen habilidad para traducir, confiabilidad para los negocios y ciudadanía en línea. Junto a los perfiles de los miembros del programa Certified PRO de ProZ.com se muestra un escudo rojo con una «P».

Feed-back de los clientes

A la hora de evaluar la experiencia de los candidatos, el feed-back de los clientes puede ser útil. Al revisar el feed-back aportado por otros subcontratantes que trabajaron con los candidatos potenciales en el pasado, usted puede comprobar que tan confiables son estos profesionales, por ejemplo que se hayan ganado la confianza de otros subcontratantes al entregar un buen trabajo y cumplir con todas las exigencias profesionales.

En ProZ.com, el feed-back que publicaron los diferentes subcontratantes calificando la seriedad de los proveedores de servicios puede ser visto en la sección «WWA (Willingness to Work Again)» disponible en la esquina superior derecha de los perfiles.

También podrá encontrar feed-back por proyectos específicos hecho por los clientes la sección «Historial de proyectos» de los perfiles; también podrá encontrar feed-back realizado por otros traductores que hayan participado con el proveedor de servicios en determinados proyectos.

Tarifas y métodos de pago aceptados

Para finalizar, asegúrese de revisar las tarifas mínimas que ofrecen los candidatos potenciales para comprobar que ellos se ajustarán a su presupuesto, y que la tarifa que está dispuesto a ofrecerles se ajusta con las tarifas mínimas que hay en sus países por los servicios solicitados. Así como a los subcontratantes no les agrada recibir solicitudes de trabajo de proveedores de servicios cuando no tienen trabajos que ofrecer, a los proveedores de servicios no es gusta recibir ofertas de trabajo que están muy por debajo de sus tarifas mínimas; en ProZ.com, las tarifas mínimas de los proveedores de servicios están especificadas en la sección «Tarifas» de sus perfiles. Si piensa en publicar un trabajo en vez de contactar a los candidatos potenciales directamente, asegúrese de prestar atención a las advertencias automáticas que el sistema le mostrará si las tarifas que especifica caen por debajo del mínimo (según lo indicado por la comunidad en sus perfiles).

También tenga en cuenta que las tarifas podrían necesitar un ajuste dependiendo del método de pago que utilice (especialmente si aplica alguna comisión o tarifa por transferencia); así que confirme con los candidatos potenciales si en efecto pueden recibir pagos utilizando el método de pago que usted tiene disponible. Esta información puede verla en la sección «Métodos de pago aceptados» de los perfiles de ProZ.com.

Guardar y aceptar los parámetros del trabajo

Una vez que haya seleccionado a algunos candidatos de entre los candidatos potenciales basándose en los requisitos del trabajo y la disponibilidad y habilidades de los candidatos, y luego de haber decidido quién será asignado para el proyecto, asegúrese de especificar y enviar los parámetros del trabajo por escrito (ej. Requisitos del trabajo) al candidato seleccionado para que ambos estén de acuerdo en lo que debe ser hecho, cuándo y por cuánto; a esto generalmente se le llama PO (u Orden de Proyecto). Una PO es un documento que contiene información relevante sobre un proyecto determinado y que funciona también como un acuerdo entre el proveedor de servicios y el subcontratante. La PO puede adjuntarse a un correo electrónico (como un archivo .txt, .doc o .pdf por ejemplo) o puede incluso ser parte del mensaje del correo electrónico; éste debe contener al menos la siguiente información:

  • Nombre del proyecto.
  • Pares lingüísticos involucrados, especificando la lengua de origen y destino y si se requiere de alguna variante lingüística.
  • Servicio ofrecido (traducción, revisión, etc.).
  • Volumen del proyecto (palabras, páginas, horas, etc.).
  • Tarifa (por palabra, por página, por hora) y la cantidad total que se pagará (incluyendo el tipo de moneda).
  • Método de pago que se utilizará y la fecha de pago.
  • Fecha de entrega del proyecto.
  • Formato en que se recibirá y se debe entregar el proyecto.
  • Tipo de entrega (correo electrónico, correo postal, por mensaje en red social, etc.).

Al aceptar estos términos y condiciones en avance (antes de que el proveedor de servicios comience a trabajar en el proyecto), los proveedores de servicios y subcontratantes pueden estar seguros de que ambos comprenden de qué trata tanto el proyecto como el acuerdo, y pueden evitar malentendidos que pueden acabar convirtiéndose en conflictos más serios (falta de entrega o pagos, etc.).

Tener un proveedor de servicios de respaldo

Los subcontratantes también deben estar preparados para los imprevistos. Muchas veces los proveedores de servicios pueden tener problemas a la hora de completar un proyecto a tiempo por un gran número de motivos (fallo del equipo, accidentes, falla del suministro eléctrico, desastre natural, etc.), por lo tanto los subcontratantes deberían tener siempre una segunda lista de candidatos (tal vez algunos de los posibles candidatos a los cuales no se les ofreció el trabajo en primera instancia) de los cuales puedan seleccionar uno para completar el proyecto y enviarlo al cliente a tiempo. Recuerde que terminar el trabajo a tiempo es la responsabilidad de los proveedores de servicios, el entregarlo al cliente final a tiempo es el trabajo de los subcontratantes.

Estar disponible para el proveedor de servicios

Es recomendable que los subcontratantes estén disponibles para el proveedor de servicios. Esta es una buena estrategia para ahorrar tiempo, dinero y dolores de cabeza. Cuando sea posible, asegúrese de que el proveedor de servicios pueda trabajar sin problemas diariamente, ofrezca su asistencia, hágale saber que usted está disponible para aclarar cualquier duda; pero tenga cuidado de acosar al proveedor de servicios con e-mails o llamadas innecesarias. Si el lingüista que eligió es un proveedor de servicios profesional, es posible que no necesite contactarlo con regularidad.

Realizar una revisión del proyecto

Sin importar que tanta confianza le tenga al proveedor de servicios que eligió para el proyecto, realice siempre una revisión antes de entregarlo al cliente final. Para realizar esto, es posible que deba seguir todos los pasos anteriores para encontrar un revisor profesional. En caso de que hayan conflictos entre los resultados entregados por el primer proveedor de servicios y los del proveedor de servicios que realiza la revisión, asegúrese de estar totalmente disponible para ambos e intente intervenir razonablemente para evitar más conflictos.

Aportar feed-back

Al final, si está satisfecho con los servicios recibidos, asegúrese de aportar feed-back al proveedor de servicios para ayudar a que otros subcontratantes como usted puedan encontrar un buen profesional para sus proyectos. En ProZ.com, utilice la opción «Escribir comentario» disponible en la caja WWA al inicio del perfil del proveedor de servicios o simplemente haga clic aquí (debe haber iniciado sesión en su cuenta de ProZ.com para poder aportar feed-back a los proveedores de servicios.

Resumen

Los pasos descritos arriba están resumidos aquí.

Otros recursos de utilidad


Note: This article is being localized into Spanish by Diego Achío, Patricia Peacock and Pablo Villadangos, all members of the ProZ.com Certified PRO Network.

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