Risk management for outsourcers/de

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Contents

Überblick

So, wie Sprachdienstleistern empfohlen wird, Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen, bevor sie einen Auftrag annehmen, sollten bei Sprachprojekten auch die Auftraggeber mit Hilfe bestimmter Schritte Risiken vermeiden oder wenigstens mindern.

Einen professionellen Sprachdienstleister finden

Um einen professionellen Auftragnehmer für ein Sprachprojekt zu finden und eine erfolgreiche Arbeitsbeziehung zu haben, empfehlen sich für Auftraggeber folgende Schritte:

  • Den Bedarf für das Projekt identifizieren
  • Auf der Basis dieses Bedarfs potenzielle Auftragnehmer für das Projekt identifizieren
  • Parameter des Auftrags festschreiben und vereinbaren
  • Einen Auftragnehmer in Reserve haben
  • Für den Auftragnehmer erreichbar sein
  • Das Projekt prüfen/gegenlesen lassen
  • Feedback geben


Den Bedarf für das Projekt identifizieren

Vor der Suche nach einem geeigneten Auftragnehmer gilt es den Bedarf für das Projekt festzustellen:

  1. Soll übersetzt, lektoriert, Korrektur gelesen (. . .) werden?
  2. Für welchen Zweck soll der Text erstellt werden (Veröffentlichung, persönliche Mitteilung, unternehmensintern, privat)?
  3. Um welches Thema/Sachgebiet geht es bei dem Projekt?
  4. Welchen Umfang hat das Projekt?
  5. Ist es ein Eilauftrag?
  6. Ist der Umfang des Projekts mit der verfügbaren Zeit für die Fertigstellung, Prüfung und Abgabe des Projekts vereinbar?
  7. Zu welchem Termin muss der Text abgegeben werden?
  8. Sind Teillieferungen erforderlich (d.h. muss ein Teil des Projekts schon vor dem Abgabetermin geliefert werden)?
  9. Wird eine Sprachvariante gewünscht (z.B. brasilianisches Portugiesisch, vereinfachtes Chinesisch . . .)?
  10. Muss der Auftragnehmer ein Muttersprachler sein?
  11. Ist der Einsatz von Übersetzungssoftware (CAT) erforderlich?
  12. Wie hoch ist das verfügbare Budget?

Wenn diese Fragen – und sonstige relevante Fragen – beantwortet sind, kann der Auftraggeber nach potenziellen Auftragnehmern suchen, die diesen Anforderungen entsprechen.

Potenzielle Auftragnehmer für das Projekt identifizieren

Um geeignete Sprachdienstleister zu identifizieren, ist zu prüfen, ob ihre Fähigkeiten und Talente den Anforderungen für den Auftrag entsprechen. In die Entscheidung, an wen das Projekt vergeben wird, müssen u.a. folgende Informationen einfließen:

  • Spezialisierung/Erfahrung (in Bezug auf gewünschte Leistung, Sprachenpaar und Sachgebiet)
  • Identität
  • Standort und Verfügbarkeit
  • Qualifikationen/Standards (Zertifizierung)
  • Feedback von Auftraggebern
  • Preise und akzeptierte Zahlungsmethoden


Spezialisierung/Erfahrung

Suchen Sie nach Sprachdienstleistern, die auf das Sachgebiet Ihres Projekts spezialisiert sind oder zumindest Erfahrung damit haben. Wenn z.B. ein Übersetzer schon einige Projekte zum Thema Folklore bearbeitet hat, ist es wahrscheinlich, dass seine Übersetzung genauer ist und schneller geliefert wird (er könnte ein Glossar mit Fachbegriffen zum Thema Folklore haben und damit Zeit sparen, wenn er die Bedeutung oder Entsprechung eines bestimmten Ausdrucks finden muss).

In den Profilen von ProZ.com sind die Fachgebiete unter "Expertise" bzw. "Allgemeine Fachgebiete – Spezialgebiete – Arbeitsgebiete" aufgeführt. Wenn Sprachdienstleister aktive Nutzer von ProZ.com sind, könnten sie in ihrem Fachgebiet KudoZ-Punkte gesammelt haben – diese werden sichtbar, wenn man mit der Maus über den Namen des Fachgebietes fährt. Diese Punkte erhalten sie, wenn sie einem anderen Nutzer bei der Übersetzung schwieriger Ausdrücke helfen und dadurch zeigen, dass sie die Terminologie des betreffenden Gebietes kennen.

Außerdem sollten potenzielle Kandidaten vorzugsweise auf das Sprachenpaar Ihres Projekts spezialisiert sein. Wenn Ihr Projekt z.B. eine Übersetzung vom Spanischen ins Italienische ist, suchen Sie nach Kandidaten, die Erfahrung mit Texten vom Spanischen ins Italienische haben. Selbst wenn ein Kandidat viel Erfahrung mit Italienisch→Spanisch hat, oder wenn Italienisch seine Muttersprache ist, dürfte es Ihnen helfen, einzuschätzen, wie seine Arbeit sein wird, wenn er Projekte in dem Sprachenpaar bearbeitet hat, das Sie brauchen. Bei ProZ.com sind die Sprachenpaare unter"Working Languages" bzw."Arbeitssprachen" in dem Kasten links auf der Profilseite aufgeführt; dabei sind die Sprachenpaare, auf die der Anbieter spezialisiert ist, meistens am Anfang der Liste zu sehen. Aufschlussreich sind auch KudoZ-Punkte und die Informationen über das Leistungsangebot, die zu sehen sind, wenn man mit der Maus über das jeweilige Sprachenpaar fährt.

Und vergewissern Sie sich, dass potenzielle Kandidaten Erfahrung mit den Leistungen haben, die Sie suchen. Die meisten Sprachdienstleister bieten Übersetzungen an, doch nicht jeder Übersetzer ist z.B. Spezialist für Website-Lokalisierung oder Untertitelung. Welche Leistungen angeboten werden, ist in ProZ.com-Profilen unter "Services" bzw. "Dienstleistungen"zu sehen.


Es gibt noch weitere Bereiche in ProZ.com-Profilen, die Ihnen helfen, die spezifische Kompetenz von Sprachdienstleistern bezüglich Sprachenpaar, Sachgebiet oder Leistungsart einzuschätzen:

  • Portfolio: Schauen Sie unter "Portfolio" nach, ob der Sprachdienstleister einen Beispieltext für das Sprachenpaar, das Sachgebiet und die Leistungsart, die Sie brauchen, veröffentlicht hat.
  • Project history bzw. Projekt-Historie: Schauen Sie unter diesem Punkt nach, ob ein Kandidat bereits Projekte in dem Sprachenpaar, dem Sachgebiet und der Leistungsart, die Sie brauchen, bearbeitet hat, und schauen Sie nach Feedback von den jeweiligen Auftraggebern oder von Kollegen, die mit ihm an den Projekten gearbeitet haben.
  • About me bzw.Über mich: Schauen Sie unter diesem Punkt nach weiteren Informationen über die Erfahrung und Spezialisierung der Kandidaten.
  • Tagline: Schauen Sie nach der "Tagline" des Kandidaten – dem kurzen Satz, der direkt unter ihrem Profilnamen steht –, um zu sehen, ob dort eine Spezialisierung genannt wird.
  • Articles, Glossaries bzw. Artikel, Glossare: Schauen Sie, ob potenzielle Kandidaten Artikel in dem für Sie relevanten Themenbereich geschrieben haben, oder ob sie etwas in das Glossar für das Sprachenpaar/Sachgebiet Ihres Projekts eingetragen haben.
  • Software: Falls für Ihr Projekt eine bestimmte Software erforderlich ist, vergewissern Sie sich unter "Software" im Profil der Kandidaten, dass sie sie anwenden können.
  • Teams: Schauen Sie, ob potenzielle Kandidaten in einem Team für Ihr Sprachenpaar und Sachgebiet arbeiten.
  • Website: Schauen Sie auf den Websites von Kandidaten nach, ob die Informationen dort mit ihren ProZ.com-Profilen übereinstimmen.

Identität

Wenn Sie anhand des Bedarfs für Ihr Projekt (Sprachenpaar, Fachgebiet, erforderliche Software usw.) potenzielle Sprachdienstleister identifiziert haben, schauen Sie nach der Identität der Kandidaten. Da Sprachprojekte zumeist online vergeben werden und Auftraggeber und Auftragnehmer generell keine Möglichkeit zum persönlichen Kontakt haben, sollten Sie sich als Auftraggeber vergewissern, dass hinter einer E-Mail-Adresse, einem Angebot für einen Auftrag oder einem Profil ein echter Sprachdienstleister steht.

Wenn Sie bei einer Ausschreibung die Option "Direct email message" für Angebote wählen, vergewissern Sie sich vor der Auftragsvergabe, dass die E-Mail, die Sie erhalten haben, tatsächlich von dem Sprachdienstleister gesendet wurde, dessen Unterschrift die Mail trägt. Dass ein echter Sprachdienstleister das Angebot abgeschickt hat – und nicht jemand anderer, der sich als echter Sprachdienstleister ausgibt –, können Sie feststellen, indem Sie die Profilseite des Anbieters aufsuchen und dort die direkte Kontaktmöglichkeit nutzen. (Es ist vorgekommen, dass ein Auftraggeber per E-Mail ein Angebot von einem Betrüger erhielt, der den Namen eines echten Sprachdienstleisters kopiert hatte, sich als dieser ausgab und dann eine schlechte Arbeit abgab – nur um das Geld zu kassieren).

Um keine E-Mails mit Angeboten von unechten Sprachdienstleistern zu bekommen, empfiehlt ProZ.com, das Online-Angebotssystem zu nutzen. Auf diese Weise abgegebene Angebote sind automatisch mit dem Profil des Sprachdienstleisters verlinkt, sodass der Auftraggeber jeweils die Profilinformationen ansehen kann, um sich von den Fähigkeiten des Anbieters zu überzeugen. Wenn Sie stattdessen das Verzeichnis durchsuchen, um Sprachprofis zu suchen, versäumen Sie nicht, ihre Profile anzusehen und sich von ihrer Kompetenz zu überzeugen.

Prüfen Sie in jedem Fall immer die Erfahrung potenzieller Kandidaten, bevor Sie ein Projekt vergeben, denn ihre Erfahrung steht in engem Zusammenhang mit ihrer professionellen Identität. Ein unechter Übersetzer wird selten ein Profil mit WWA-Feedback oder verifizierten Referenzen haben.

Standort und Verfügbarkeit

Ehe Sie entscheiden, welchem der potenziellen Kandidaten Sie das Projekt anvertrauen, schauen Sie nach ihrem Standort und ihrer Verfügbarkeit. Die Zeitzone ist wichtig, wenn man online arbeitet. Die meisten Übersetzer haben kein Problem mit Über-Nacht-Aufträgen, doch einige haben festere Bürozeiten. Stellen Sie sicher, dass ihr Standort und ihre Zeitzone kein Hindernis für eine pünktliche Lieferung Ihres Projekts sind, und dass der Übersetzer in der Lage ist, das Projekt fristgerecht fertigzustellen – unabhängig davon, wo und in welcher Tageszeit er sich befindet.

In ProZ.com-Profilen erscheint der Standort direkt unter dem Namen des Profilbesitzers unter der Menükarte "Contact" bzw. "Kontakt", die Verfügbarkeit in dem Kalender links auf der Profilseite. (Manche Sprachdienstleister ziehen es allerdings vor, diese Information nicht öffentlich zugänglich zu machen.)

Qualifikationen (Zertifizierung)

Eine weitere Information, die Auftraggeber einholen sollten, ehe sie ein Projekt vergeben, ist ob der potenzielle Kandidat ein qualifizierter Übersetzer ist. Übersetzungsbezogene Qualifikationen sollten nicht das einzig Entscheidende sein, doch haben Auftraggeber die Möglichkeit, derartige Referenzen zu verlangen. Bei ProZ.com sind übersetzungsbezogene Qualifikationen (d.h. von Bildungseinrichtungen ausgestellte Bescheinigungen über den Abschluss eines Übersetzungskurses) unter "Credentials" bzw. "Qualifikationen" zu sehen. Allerdings können ProZ.com-Nutzer so viele Qualifikationen angeben, wie sie möchten und wann sie möchten, doch nur wenn daneben der Haken mit dem Kommentar "verified" zu sehen ist, sind sie von den Betreibern der Website als gültige und tatsächlich vorhandene Qualifikationen bestätigt.

Sie können bei ProZ.com auch nach professionellen Sprachdienstleistern suchen, die nachgewiesen haben, dass sie professionelle Mindestanforderungen erfüllen oder übertreffen, und die dadurch das Recht erworben haben, Mitglieder des ProZ.com Certified PRO Network. Diese Mitglieder sind von einem speziellen Team aus ProZ.com-Mitarbeitern überprüft worden, und sie haben nachgewiesen, dass sie fähige Übersetzer, zuverlässige Geschäftspartner und online zuhause sind. Mitglieder des Certified PRO Network haben ein rotes Siegel mit einem "P" neben ihrem Profilnamen.

Feedback von Auftraggebern

Um die Erfahrung von Kandidaten einzuschätzen, kann Feedback von Kunden nützlich sein. Feedback von anderen Auftraggebern, die schon mit einem potenziellen Kandidaten zusammengearbeitet haben, kann die Zuverlässigkeit des Kandidaten belegen, d.h. dass er das Vertrauen der anderen Auftraggeber gewonnen hat, weil er gute Arbeit abgeliefert und sich an die Berufsrichtlinien gehalten hat.

Bei ProZ.com ist Feedback von Auftraggebern über die Zuverlässigkeit eines Sprachdienstleisters in dem Kasten "WWA (Willingness to Work Again)" oben rechts auf der Profilseite zu sehen. Außerdem kann man Feedback von Auftraggebern und Kollegen bei spezifischen Projekten unter "Project history" bzw. "Projekt-Historie" im Profil finden.

Preise und akzeptierte Zahlungsmethoden

Sehen Sie schließlich nach, welches die Mindestpreise jedes potenziellen Kandidaten sind, um sich zu vergewissern, dass er Ihr Budget einhalten wird, und dass der Preis, den Sie ihm anbieten wollen, den Mindestpreisen in seinem Land und für die gewünschte Leistung entspricht. Auftraggeber erhalten nicht gern Anfragen von Sprachdienstleistern, wenn sie keinen Auftrag zu vergeben haben, aber auch Sprachdienstleister freuen sich nicht über Auftragsangebote mit Preisen, die niedriger sind als ihre Mindestpreise. Bei ProZ.com sind die Mindestpreise von Sprachdienstleistern unter "Rates" bzw. "Preise" in ihrem Profil zu sehen. Wenn Sie einen Auftrag ausschreiben, statt potenzielle Kandidaten direkt anzuschreiben, achten Sie unbedingt auf die automatischen Warnungen, die das System Ihnen zeigt, wenn der Preis, den Sie angeben, unter dem Mindestpreis liegt (den die Sprachdienstleister in ihren Profilen festlegen, aber nicht immer öffentlich sichtbar machen).

Berücksichtigen Sie auch, dass es je nach Ihrer Zahlungsmethode nötig sein kann, die Preise anzupassen – insbesondere, wenn Bankgebühren u.ä. anfallen. Vergewissern Sie sich deshalb, dass potenzielle Kandidaten Zahlungen mit der Methode, die Ihnen möglich ist, tatsächlich erhalten können. Diese Information sehen Sie jeweils unter "Payment method accepted" bzw. "Akzeptierte Zahlungsmethoden" im ProZ.com-Profil.

Parameter des Auftrags festschreiben und vereinbaren

Wenn Sie unter den potenziellen Kandidaten anhand des Bedarfs für das Projekt sowie ihrer Fähigkeiten und Verfügbarkeit einige Kandidaten ausgewählt und dann entschieden haben, wer den Auftrag erhalten soll, legen Sie die Parameter (die Spezifikationen) des Auftrags unbedingt schriftlich fest und senden Sie sie dem ausgewählten Kandidaten, damit beide Seiten vereinbaren, was, wann und für welchen Preis zu tun ist. Diesen schriftlichen Auftrag nennt man PO (Projekt-Order). Eine PO ist ein Dokument, das Informationen zum jeweiligen Projekt enthält und als Vereinbarung zwischen dem Sprachdienstleister und dem Auftraggeber gilt. Die PO kann z.B. als Dokument im Format .txt, .doc oder .pdf an eine E-Mail angehängt sein oder in der E-Mail selbst stehen und sollte mindestens folgende Spezifikationen enthalten:

  • Name des Projekts
  • Sprachenpaar(e) mit Angabe der Quell- und der Zielsprache(n) und, falls relevant, der Sprachvariante(n)
  • Zu erbringende Leistung (Übersetzung, Korrektur lesen usw.)
  • Umfang des Projekts (Wörter, Seiten, Stunden usw.)
  • Preis pro Wort/Seite/Stunde und zu zahlender Gesamtpreis mit Angabe der Währung)
  • Vereinbarte Zahlungsmethode und Zahlungsfrist
  • Liefertermin für das Projekt
  • Quell- und Zielformat des Projekts
  • Zustellungsform (E-Mail, Postweg, über ein soziales Netz usw.)

Durch diese Vereinbarung der Bedingungen und Modalitäten im Vorfeld (bevor der Auftragnehmer beginnt, das Projekt zu bearbeiten), können Auftragnehmer und Auftraggeber sicher sein, dass beide Seiten verstehen, worum es sich handelt, und Missverständnissen vorbeugen, die später zu ernsteren Problemen führen könnten (Lieferung oder Zahlung bleibt aus usw.).

Einen Auftragnehmer in Reserve haben

Als Auftraggeber sollte man auch auf das Unerwartete vorbereitet sein. Ein Auftragnehmer kann aus mehreren Gründen daran gehindert werden, das Projekt fristgerecht fertigzustellen – Computerproblem, Unfall, Stromausfall, Naturkatastrophe usw. Deshalb sollte ein Auftraggeber immer eine Liste von Ersatzkandidaten haben (vielleicht einige von denen, die in der ersten Runde keine Anfrage für den Auftrag bekommen haben), aus denen er einen auswählen kann, der das Projekt fertigstellt und fristgerecht liefert. Dabei ist zu bedenken, dass für die fristgerechte Fertigstellung des Auftrags der Sprachdienstleister verantwortlich ist, für die fristgerechte Abgabe an den Endkunden dagegen der Auftraggeber.

Für den Auftragnehmer erreichbar sein

Außerdem sollten Auftraggeber jederzeit für ihre Auftragnehmer erreichbar sein. Auch das ist eine gute Strategie, um Zeit, Geld und Nerven zu sparen. Wenn möglich, melden Sie sich täglich bei dem Auftragnehmer, bieten Sie Unterstützung an; lassen Sie ihn wissen, dass Sie da sind, falls es irgendwelche Zweifelsfälle gibt. Aber Vorsicht: Bedrängen Sie den Auftragnehmer nicht mit unnötigen E-Mails oder Anrufen. Wenn der Auftragnehmer, den Sie auswählen, ein professioneller Sprachdienstleister ist, müssen Sie ihn wahrscheinlich nicht so regelmäßig kontaktieren.

Das Projekt prüfen/gegenlesen lassen

Auch wenn Sie volles Vertrauen zu dem für Ihr Projekt gewählten Auftragnehmer haben – führen Sie immer eine letzte Prüfung durch, ehe Sie es an den Endkunden weitergeben. Hierzu kann es erforderlich sein, dass Sie alle bisher beschrieben Schritte nochmals durchlaufen, um einen professionellen Korrektor zu finden. Im Fall von Konflikten zwischen den Resultaten des ersten Sprachdienstleisters und des Korrektors sollten Sie beiden unbedingt voll zur Verfügung stehen und zu vermitteln suchen, um weiteren Konflikten vorzubeugen.

Feedback geben

Wenn Sie am Ende mit der erhaltenen Leistung zufrieden sind, geben Sie bitte Feedback über den Auftragnehmer ab, um anderen Auftraggebern zu helfen, gute Sprachprofis für ihre Projekte zu finden. Nutzen Sie bei ProZ.com die Option "Make entry" in dem Kasten rechts oben auf der Profilseite des Auftragnehmers – Willingness to Work Again –, oder klicken Sie einfach hier: click here. Sie müssen bei ProZ.com eingeloggt sein, um Feedback zu geben.

Zusammenfassung

Die Zusammenfassung der oben beschriebenen Schritte finden Sie here.

Weitere nützliche Ressourcen


Note: This article is being localized into German by Dr. Mara Huber, member of the ProZ.com Certified PRO Network.

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